Project 의 정의

Davidco 웹사이트에서 퍼온 글을 번역해 보았습니다.

Defining "Projects" – a Key to GTD


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One of the most consistent challenges encountered by people implementing the Getting Things Done methodology is understanding what we mean by a "project"; and integrating the concept into their self-management systems. It is extremely important to get a handle on this, because a complete, current and accurate "Projects" list is the prime ingredient of a thorough Weekly Review; and that is the master key to stress-free productivity.


사람들이 GTD를 자기 인생에 적용하면서 가장 문제되는 부분이 “Project” 가 무었인지를 이해하고 그 이해를 정리 시스템에 반영시키는것입니다. 이것을 이해하는것은 많이 중요합니다. 왜냐하면 정확하고 총괄적인 Project 리스트는 Weekly Review 에 가장 많은 제료를 제공하기때문입니다. Weekly Review를 하는것은 스트레스없는 생산성을 갖추는데 가장 중요한 열쇠입니다.


Our definition of “project” is any outcome you’re committed to complete that requires more than one action step. That can encompass quite a range of things, from “Replace tires on the car” to “Reorganize marketing division.”

Project의 정의는 “한가지 행위 이상을 필요로하는 내가 구현시키기로한 결과” 입니다. 이런 정의는 상당히 많은것을 Project로 만듭니다. “자동차 타이어 갈기” 부터 “판촉부 구조조정” 까지 다 프로젝트가 되는것입니다.



The reason to define a project as something that requires more than one action step is simple and practical. If you finish one action step you’ve had on an action list, you would mark that off as done. But if your commitment is not fulfilled, and there’s no reminder about it in your system, your head will have to take back the job of remembering and reminding that you’ve still got an open loop out there. And that is what you want to prevent, because it undermines the whole purpose of Getting Things Done—anything left in your head creates unproductive stress.

프로젝트를 한가지 이상의 행동을 필요로한다고 정의한 이유는 간단합니다. 만약 한가지 행동으로 일이 해결이 된다면 그것을 해버리고 action list에거 줄끄어 버리면 끝납니다. 하지만 행동을 취했는데도 책임을 다하지 못했고, 또 아직 그 책임이 남아있다는 reminder 가 시스템에 없으면 그것을 기억하려고 노력해야하고 그것은 미완의 과제로 머리에남아 찝찝한 느낌을 남깁니다. 그것은 우리가 원하는것의 정반대로서, 그런 스트레스를 없에는것이 GTD시스템을 구현하는 주된 이유입니다.



You can’t do a project, even a simple one. You can only do action steps. The project merely describes something in the world looking or being different than it currently is. But you don’t actually do “Finalize taxes.” You don’t actually do “Get Sarah into school in the fall,” or “Complete the merger with Acme Brick Co.” Those just describe something being true that’s not true yet. Your taxes haven’t been submitted, your daughter isn’t yet onto cruise control into the third grade, nor is everything in place yet for the new merged organizations. You need some reminder, some stake in the ground, consistently, that those things haven’t fully happened, to trigger the appropriate action decision-making.


아무리 간단한 프로젝트라도 우리는 프로젝트를 할수는 없습니다. 우리가 할수있는것은 프로젝트의 계계의 단계, 즉 행동밖에 없습니다. 프로젝트는 지금현제 현실과는 다른 상황의 묘사입니다. 하지만 우리는 “세금 서류 준비끝냄”, “딸애 가을에 학교입학 성사” “Acme Brick 사와 합병” 이런것들을 할수은 없습니다. 그것들은 그저 아직 현실화 되지않은 상황들을 묘사할 뿐입니다. 세금서류는 아직 제출되지 않았고, 딸은 학교입학이 아직 준비되지 않았고, 아직은 합병이 성사되지 않았습니다. 당신의 정리 시스템에는 이런 목표들이 아직 성사되지 않았음을 상기시키는 글들이 필요하고, 그 reminder들이 다음 행동을 생각하게 해줍니다.


There are also outcomes larger than what we label as projects – goals, objectives, visions, mission, etc. Where you draw the line between a “project” and a greater “objective” is somewhat arbitrary. We have found it useful to make that distinction as follows: A project can usually be completed within a few months at most, whereas an objective would be the kind of thing you would usually find on yearly goals (or beyond). A typical objective would be “Increase profitability of XYZ product line to 34%,” or “Handle our parents’ assisted care situations.” Those would each have several large projects that, if managed and completed appropriately, would achieve the stated goals. A good rule-of-thumb for an appropriately “chunked” project is this: Is it something that adequately describes what you should be looking at on a weekly basis to feel comfortable about what you’re doing about it? You probably don’t need to look at “Increase profitability…” or “Handle parents…” every week. What you will want to put in front of yourself on Friday afternoons is a list that includes “Implement cost-cutting program for XYZ product line” and “Research nursing home options for Mom.” Those are “Projects”.


아직 성사되지않은 목표들중에는 우리가 보통 프로젝트라고 생각하는 범위보다 더 큰것들이많습니다 – 장기적 목표, 비전, 사명등등. 프로젝트와 그보다 높은 과제들은 약간 임위적으로 구분됩니다. 우리의 경험에 의하면 이런식으로 구분하는것이 실용적입니다: Project는 최대한 몇개월안에 끝날수 있으며, 과제는 몇년도 걸릴수도 있습니다. 예를들어 “XYZ 상품시리즈의 margin을 34%로 올린다” “부모님의 노후생활배려” 등은 과제라 할수있습니다. 여러 프로젝트틀이, 적절한 관리와 실행을 통해 과제를 실현시키는 것입니다. 실행하려는 목표가 과제인가 프로젝트인가를 구분하려면 이 질문을 대답해보십쇼 “이 목표를 실현시키는데의 진전을 매주 점검해야 목표가 실현될수 있는가?” 과제들은 대부분 매주 점검할 필요는 없습니다. 장기적인 목표들이기 때문이죠. 금요일 오후에 진도를 신경써야할 목표들은 “XYZ 시리즈 제품들 원가줄이기” “양로원, 노인 아파트 조사하기” 이런것들일것입니다. 이것들이 프로젝트입니다.


Most people have between 30 and 100 projects (combining personal and professional), given our definition. And most people resist creating their Projects list like the plague. The visionary folks have trouble nailing their Big Ideas down to something that concrete. And the busy people don’t like having to define what they’re actually trying to accomplish with all their activity. Yet this is the most functional and important list to have to keep from being overwhelmed by the nitty-gritty operational realities of your life.


우리의 총괄적인 정의를 적용해보면 대부분의 사람들은 30에서 100개의 프로젝트 (사적 과 공적 프로젝트를 합쳐서) 가 있습니다. 그리고 대부분의 사람들은 프로젝트를 만드는것을 전염병처럼 피합니다. 먼훗날을 내다보는 선각자들은 그들의 큰 아이디어들을 좀더 구체적인 작은 목표들로 나누는것을 못하는사람들이 많습니다. 그리고 오늘만 신경쓰고사는 바쁜사람들은 자신의 모든 행동에 목표, 이유를 두는것을 싫어합니다. 하지만 Project List는 당장 긒한일들에 쫒겨사는 인생을 탈피한는데 있어서 가장 중요한 도구입니다.


Many things we would interpret as “Projects” are large enough to also have many sub-projects. Again, these are somewhat arbitrary distinctions, though highly useful as you structure what reminders go where in your personal system. A project like “Reorganize Marketing Division” will likely have some key components – engage outside consulting firm, complete internal HR survey, hire new division head, etc. The overall project as well as the sub-projects must be reviewed often enough to keep your mind clear about remembering/reminding next actions. So be it. The Weekly Review ties it all together. Weekly review each project/outcome on your Projects list to identify and capture appropriate next actions into your system. You will need to stop on some of those projects and drill down into another level of detail, accessing your project plans to feel comfortable that you have all the actions that need to be in place to keep all the moving parts in forward motion.

많은 프로젝트들은 그안에 여러 sub-project를 지니고 있을만큼 큰 프로젝트들입니다. (note: 이것은 과제와는 다릅니다. 목표가 장기적인것이 아니라, 성사시키려면 할일이 많다는 것입니다.) 또다시 임위적이긴 하지만 이런 sub-project들을 정의하는것이 취할 행동들을 생각해내고 시스템에 상기시킬 노트를 적는데 상당히 유용합니다. “판촉부 구조조정” 같은 큰 프로젝트는 여러 sub project가 있을것입니다 – 컨설팅회사 구하기, 새 부장 위임, 부서내 인력구조 판단 등등… 큰 프로젝트 안에있는 sub-project들도 같이 점검해줘야 큰 프로젝트의 진도를 판단할수있습니다. 그래서 Weekly Review를 하는것입니다. 프로젝트와 서브 프로젝트를 같이 검토할 시간을 가지면 생각하지 못했던 할일들을 생각해낼수 있습니다. 또한 프로젝트 계획을 검토해보고 지금 프로젝트를 진행시키기 위해 필요한 행동들이 다 잡혀있는지 확인할수 있습니다.



Defining projects is not as easy as it may seem. As you are reading this, I would bet that over the last few days at least one project has been emerging in your world, that you have yet to get a grip on, exactly. Something happened, and an opportunity has opened up, a problem emerged, or something has just extended into a bigger thing in some way than it was. And you have yet to clarify exactly what you’ve implicitly committed to about it. To get to “black belt” personal management you need the ability to define those short-term operational outcomes (sooner than later), a Projects list to park them on, and the discipline to implement that systematic behavior.

프로젝트를 정의하는것은 생각보다 어려운 일입니다. 이 글을 읽으시면서 생각해보면 최근 몇일간 적어도 하나의 프로젝트가 생겼음을 알수있을것입니다. 아직은 태두리가 확실하지는 않지만…. 뭔가가 신경쓸일이 생겼거나, 새로운 기회가 왔거나, 문제가 발생했거나, 생각치도 않았던것이 더 큰일과 연결됬거나… 이런일이 일어났다면 프로젝트가 생긴것입니다. 이런일들로 인해 자신이 짊어지게된 책임을 확실히 하는것이 급선무입니다. 일정관리의 검은띠를 딸려면 내가 구현시켜야되는 단기적 목표들을 빨리, 아니면 늦게라도 정의해댜되고, 그목표를 프로젝트 리스트에 적어놓고 필요한만큼 검토하면서 다음행동을 생각해내야되고, 이렇게 하는것을 당연하게 생각할정도로 슴관화 되어있어야합니다.



Some more small tips we have discovered that can make this process of project definition easier and clearer:


아래에는 프로젝트를 정의하는데 도움이되는 작은 팁들입니다.


- Create a game you can win. Define the project as something that you can really complete, no matter what anyone else does. For instance, we recommend that you don’t make a project "Sell Acme Brick the program," because Acme Brick may have a bad day and not sign, which is not your fault. The project is better defined as, "Finalize Acme Brick proposal" or "R&D Acme Brick contract" or "Maximize Acme’s opportunity to buy"…each of which is something you can finish and get a personal "win" about, no matter what anyone else does.


이길수있는 싸움만 하십시오. 프로젝트 목표는 남들의 사정에 상관없이 실제로 나혼자서 달성시킬수있는것들로 정의하세요. 예를들어 프로젝트를 “Acme 벽돌회사에 프로그램 팔기” 라고 정의하면 실행여부가 Acme 벽돌회사에 달려있게 됩니다. 그 회사가 그분기 실적이 안좋아 프로그램을 사지않으면 프로젝트는 실패이지만 그렇다고 당신의 잘못은 아닙니다. 그 프로젝트의 적절한 이름은 “Acme 벽돌회사 판촉준비 완료” 아니면 “Acme 벽돌회사 계약서 읽고 토론” 이나 “Acme 벽돌회사가 프로그램을 사기 쉽도록 우리쪽 환경구촉”… 등등 일것입니다. 모듵 프로젝트는 끝이있야합니다. Acme 벽돌회사가 계약을 하던말던 준비한 사람은 일이 끝났음을 알아야 그 다음일로 넘어갈수 있습니다.


- Start your projects on your list with an appropriate verb that clarifies the nature of the work. "Write proposal…" has a different end point than "Submit proposal…" "Look into a joint venture with XYZ Company" is more accurate than "Create joint venture," if you’re not sure it’s going to happen.


프로젝트 명을 정할때 목표달성에 필요한 일을 적절하게 묘사하는 동사로 시작하십시오 (영어문법상 동사로 시작하는 문장은 명령조입니다). “쓰다… 계획서…” 는 “제출하다.. 계획서”와 다른 결과를 초래합니다. ”조사하다, XYZ사와 합작” 은 적절한 이름이고 “합작성사시키다… XYZ사와..” 는 틀린이름입니다. 성사시키지 못할수도 있으니까요.


- If you are dealing with defining projects that are part of a very big initiative, with possibly many other people and departments involved along the way, it is helpful to think, "When will I hand this off to someone else?" and make that your personal end-point to define as the project. 


만약 자신의 프로젝트가 회사내의 큰 프로젝트의 일부라면 자신의 부분을 정의하는데 어려움이 있을수 있습니다. 이럴땐 “내가 이 킅 프로젝트를 얼마만큼 진전시키고 다음사람에가 넘겨야되지?” 이질문을 대답하면 큰 프로젝트의 내할일을 찾아낼수있습니다.

- 
아래에는 David Allen씨의 프로젝트리스트에 있는 56개의 프로젝트들이 나열되있습니다.


아웃룩용 GTD 소프트웨어 출시시키기

서반어 배우기

Kathryn 과 바하마로 여행

…

At this writing here are some of the 56 real projects on David Allen’s Projects list:

Launch GTD Outlook software
Complete Spanish intensive program
Take Bahamas trip with Kathryn
Complete two-book proposal to publisher
Research dart board
Get new living room chair
Get closure on revamped Web site
Install new backyard lights
Finalize paperback launch for “GTD”
Finalize staff meeting
Bring corporate training video to market
Finalize new estate plan
Get comfortable with Photoshop basics
(Etc.)


As a guide to creating and completing your own Projects list, use this list of project verbs. Fill in the blanks. What do you need to…

Finalize…
Implement…
Install…
Look into…
Resolve…
Handle…
Clarify…
Submit…
Maximize…
Organize…
Reorganize…
Publish…
Ensure…
Design…
Complete…
Update…
Roll out…
Set up…

???


We would love to hear anything from you about this topic. It’s simple, but it’s powerful. We can use your experience, thoughts and ideas to help lots of other folks. Did you create a complete Projects list? What was your experience, in doing that? How many do you have? We’d love to see your whole list (or whatever portion you’d care to share).

Email us at feedback@davidco.com.

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