Outlook + Web + iPhone GTD Part III: Evernote

13Jun09

Outlook + Toodledo + iPhone 이 연동되는 GTD

1. Desktop: Outlook
2. Tasks: Toodledo + iPhone app
3. Memo: Evernote + iPhone App
4. etc GTD
5. 1. jott
   2. iTalk + iTalk sync desktop
   3. Firemail
   4. fun

i. stanza

Memo Sync

보편적으로 달력, 전화번호부, 할일 그리고 메모를 PIM 의 축이라고 합니다. 그러면 GTD에서 메모의 자리는 무엇일까요? 메모는 중요하지만 아직 처리하기 곤란한 일을 우선 기록해 놓는다는 뜻이 있습니다. 그런면에서 메모는 InBox 역할을 할수있겠습니다. 많은 종류의 정보를 그자리에서 쉽게 기록할수있는 방법이 많을수록 더 좋은 InBox가 되지 않을까 싶습니다. 둘째로 메모는 PIM 기능중 가장 TXT Editing 기능이 강하기 때문에 이런저런 참고자료를 휴대하게 해주는 수단으로도 유용합니다.

메모는 InBox 와 휴대 참고자료함의 역할을 함에있어 유일하게 주로 outlook 을 통해서 사용하지 않는 기능이기도 합니다. 물론 책상에 앉아 키보드로 입력을 하는것이 가장 편하겠지만 메모의 성질은 현장에서 신속하게 기록을 하는것이라 수집함 역할은 주로 모바일 기기나 웹서비스로 하게됩니다.

아이폰/아이팟에는 메모어플이 기본적으로 제공됩니다. 이것은 참고수단으로서는 쓸수 있지만 InBox 로 사용하시는것은 권하지 않습니다. 첫째로 싱크가 안되기 때문에 모든 정보를 두번 입력을 하셔야 됩니다. 둘째로 입력수단이 키보드 밖에 없어 기록할수있는 정보의 폭이 좁습니다. 아이팟 키보드는 터치스크린 키보드의 단점인 잦은 오타, 물리적인 반응의 부재를 막강한 spell check 으로 보강하지만 한글은 그런 기능이 없어 입력이 좀 불편합니다.

어떤 형태로던 대부분 사람들은 수집함이 하나 둘씩은 있습니다. 그러면 가장 많이 쓰이는 수집함은 무엇일까요? 첫째로 가장 흔한 수집수단은 고대부터 내려온 종이 메모 + 주머니 조합이 있겠고 둘째는 e-mail inbox 입니다. 이렇게 여기저기 기록하고 방치해두던 정보들을 좀더 체계적으로 일관성있게 정리하고 처리하는 방식이 GTD 가 아닌가 싶습니다.

아이폰에서 사용할수있고 아웃룩과 연동되는 메모어플을 찾다가 알게된 어플이 Evernote 입니다. Evernote 을 사용하기 시작하고부터 제 아웃룩 노트의 사용빈도가 점점 줄면서 아웃룩을 거의 대체하게 되었습니다. 그러면 사용법을 살펴보기로 하겠습니다.

Evernote Desktop

http://www.evernote.com/about/download/

위의 링크를 따르면 Evernote Desktop 을 다운받으실수 있습니다.
설치가 끝나고 처음 어플을 실행하시면 이런 스크린이 뜹니다. Create Your FREE Account 버튼을 누르시면 Evernote 웹 계정을 열수있습니다. 개인정보같은것은 필요없고 성함과 e-mail 주소만 있으면 됩니다. 미국 사이트라 실명확인은 없습니다.

www.evernote.com 웹사이트로 가셔서 로그인을 하시면 이런 화면이 뜹니다.

제가 만든 계좌에는 사진, 웹 클리핑과 메모가 있음을 보실수 있습니다. 이화면의 NEW 버튼을 누리시면 Text memo 를 할수있습니다.

Settings 로 들어가시면 계정 정보가 나오고 밑으로 내려가시면 Emailing Your Memories 라는 부분이 나옵니다.

이멜주소가 하나 보일탠데 이 주소는 account 마다 하나씩 지정되는 고유 주소입니다. 이주소에 이멜을 보내시면 Evernote 에 메모로 저장됩니다. 웹메일 주소록에 기록해 두시면 유용하게 쓰입니다.

가끔, 메모에 있는 정보가 필요할때 로그인해서 찾아보기는 하지만 웹사이트를 통해서 메모를 남기는 일은 거의 없습니다. Evernote Desktop 어플이 굉장히 강력하고 편하기 때문입니다.

우선 데탑어플로 돌아가서 로그인을 하면 이런 기본화면이 뜹니다.

위에 노트 리스트가 안보이시면 F10을 누르시거나 View 메뉴로 가셔서 Note List 를 체크하시면 나옵니다.

우선 기능들을 살펴보겠습니다.

기본기능:

Synchronize – Evernote 웹사이트와 정보 싱크

Current Monthly Usage – 무료계정은 한달에 쓸수있는 용량에 한계가 있습니다. 저는 한번도 채워본적은 없고요, 매달 일정량의 용량을 더해줍니다. 오래 쓰실수록 용량이 커지는 거죠.

New Note – 새로운 Txt 메모 기록

All Notes – 노트 리스트 아래에 보면 미리보기 창이 있습니다. 특정 노트를 보고계시다가 이 버튼을 누르시면 초기화면으로 돌려줍니다.

Attributes – 노트의 카테고리, 날짜 이런 metadata 를 편집해야할때 누릅니다.

Email – 노트를 선택하시고 누르시면 e-mail 로 노트를 보내줍니다. 메모했던 정보를 다른이에게 보내거나 오늘 꼭 필요할 정보를 나 자신에게 보낼때에도 좋습니다. (제가 딴것은 바빠서 못해도 e-mail inbox 는 하루에 한번이라도 보기때문에 이방법을 자주 씁니다)

Print – 출력

Tag – 노트 카테고리입니다. 아직은 저도 쓰고있지 않는 기능인데 Inbox, Reference 이렇게 지정해 놓으시면 편할것 같습니다.

기타기능:

Evernote Portable – Tools 메뉴에 가보시면 Install Evernote Portable 이라는 기능이 있습니다. USB 메모리에 에버노트 데탑을 저장해서 어떤 컴퓨터에서도 쓸수있도록 해주는 기능입니다.

Web clipping – 인터넷을 서핑하다보면 클리핑해서 노트로 저장해야되는 정보를 접할때가 있습니다. 에버노트로 해결 할수있는 기능입니다.

익스나 불여우 툴바를 보시면 초록색 코끼리 아이콘이 있는것을 불수있습니다. 에버노트 클리핑 버튼입니다.

한번 웹사이트를 가서 클리핑을 해보겠습니다.

클리핑하고자하는 글을 highlight 하고 클리핑 버튼을 누르면 evernote 에 저장됩니다.

확인: 구글 Formatting 이 망가졌네요. 그러나 클리핑하고자 했던 주소와 전화번호는 저장된것을 확인할수있습니다.

Text 를 highlight 하지않고 그냥 누르면 그 페이지를 다 저장합니다.

Encryption – 메모에 쓰다보면 공개하면 곤란한 정보도 많이 저장하게됩니다. 예를들어 각종 웹사이트 로그인과 패스라던가 옛주소, 전화번호등등 한곳에 적어놓으면 좋기는 좋은데 보안이 필요하다고 느끼게 됩니다. USB 메모리 나 아이팟을 잃어버린다던가 에버노트 웹계정을 쓰다가 로그 오프를 잊고 컴퓨터를 떠나버리면 민감한 개인정보를 노출시킬수도 있습니다. 이런 부류의 어플들은 대부분 이런 경우를 대비해 약간의 encryption 을 지원합니다.

그러면 메모의 특정 txt 를 password 를 넣어야 보여주는 기능을 한번 써보겠습니다.

Encryption 을 원하는 글을 highlight 하고 right click 을 누릅니다.

Encrypt Selected Text 라는 옵션이 보입니다. 선택합니다.

패스워드를 지정하라는 윈도우가 뜹니다. 두번 입력하시고 힌트는 쓰실려면 쓰시고 OK합니다.

Encryption 이 끝나면 이제는 글이 보이지 않는것을 확인할수 있습니다. Double click 을 하면 패스를 입력하는 창이 뜹니다.

이상은 에버노트 데탑 설치와 제가 가장 자주쓰는 기능들을 설명해봤습니다.

에버노트 데탑이 아쉬운점은 아웃룩과 싱크가 안된다는 것입니다. 아웃룩 메모를 에버노트에 export 는 가능합니다.

메모를 right click 하면 ADD to Evernote 이라는 옵션이 보입니다. 선택을 하면 Evernote 데탑에 나옵니다. 양쪽으로 바뀐점들이 반영되는 싱크에 비해 이런것은 한쪽으로만 정보가 흐르는 Export 개념입니다. 이것으로 우선 아웃룩에 저장해놓은 메모들은 에버노트로 옮길수 있었지만 싱크가 아쉽기는 마찬가지입니다.

Evernote iPhone

데탑 evernote 는 reference 즉 참고용 메모를 입력하고 저장하는쪽으로 사용을 많이 하게 되고 모바일 기기의 에버노트 앱은 inbox 로서 주로 사용합니다.

에버노트 아이폰 앱을 구체적으로 살펴보겠습니다. 앱스토어에서 다운하는 무료어플입니다.

처음 어플을 실행하면 로그인 스크린이 뜹니다.

아이폰 어플은 실행할때마다 에버노트 웹사이트와 싱크를 합니다. 에버노트 데탑에서 입력된 정보가 아이폰 어플에 반영되려면 데탑에서 웹사이트와 싱크를 해야하고 아이폰 어플을 실행해야합니다. 당연한 말이지만 궂이 적는 이유는 에버노트 데탑은 웹사이트와 자동으로 싱크하게 되어있는데 가장 가까운 간격이 15분입니다. 그러니까 데탑어플에서 노트를 적고 컴퓨터를 꺼버리면 적어놓은 노트가 웹이나 아이폰에 나오지 않을수가 있습니다. 당장 참고할 노트라면 수동 싱크를 실행하셔야 합니다.

어쨌던 로그인은 한번만 하면 되고 그후로는 아래와 같은 첫 스크린이 뜹니다.

New Note – 새로운 메모기능 – Text, 사진, 그리고 녹음 노트를 지원합니다. Saved Photo 는 아이폰 카메라 어플로 이미 찍고 저장된 사진을 메모에 첨부하는 기능입니다.

Notes – 웹에 저장된 노트를 보는 기능입니다.

Favorites – internet connection 이 없는 곳에서는 웹에 저장된 노트를 볼수가 없습니다. Favorite 노트란 모바일 기기 내장 메모리에 저장된 노트를 말합니다. 그 방법은 나중에 설명하겠습니다.

Pending – 기기에는 저장되어 있는데 아직 웹으로 싱크가 안된 노트를 보는 기능입니다.

Account – 계정관리

Snapshot

위와같이 사진을 찍고 노트에 그게 무슨 사진인지 간단히 입력하면 노트가 만들어 집낟. Ringer 윈도우는 스샷찍을때 실수로 볼륨버튼을 눌렀나보네요… 죄송…

사진은 글보다 훨씬 효율적인 입력방법입니다. 전단지, 쇼핑센터의 세일 아이템 등등 많은 상황에 유용한 입력방법입니다.

Voice Note

상대방이 하는말을 정확히 기록해야할때, 또는 필기가 힘든 상황 (운전중, 화장실등등) 에 처했을때 메모해야할 아이디어가 떠올랐을때 녹음기능을 쓰면 유용합니다.

녹음을 하고 Save 버튼을 누르면 녹음 노트 제목과 무슨 내용인지 간단히 쓰는 창이 나오고 그 다음에는 저장이 됩니다.

이제는 이미 저장된 노트를 관리하는법을 살펴보겠습니다.

노트 버튼을 누르면 맨 오른쪽 스샷에 보이듯이 에버노트 웹사이트에 저장된 노트를 나열해 줍니다.

클릭이라 해야하나요? 맨위의 노트를 하나 선택해서 누르면 중간화면이 뜹니다..

중간은 제가 오늘 클리핑 해놓은 제 웹사이트 입니다. 인터넷만 연결되어있다면 링크도 다 됩니다. 제목 (GTD&Palm) 옆에 드래곤볼이 하나 있는것을 볼수있습니다. 그 별표를 누르면 오른쪽 처럼 파란색으로 변합니다. 파란색은 Favorites 에 저장되었다는 것을 나타내는데 이제 아이폰이 인터넷에 연결되지 않아도 이 노트는 Favorites 로 가서 볼수있습니다. 아이팟을 쓰신다면 wifi 가 있는곳에서만 Notes 검토가 가능하기 때문에 Favorite에 저장하시기를 권합니다.

—–à

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