Project 의 정의
Davidco 웹사이트에서 퍼온 글을 번역해 보았습니다.
Defining "Projects" – a Key to GTD
http://www.davidco.com/tips_tools/pdfs/tt_defining_projects.pdf
Click here for a PDF document of this article…
One of the most consistent challenges encountered by people implementing the Getting Things Done methodology is understanding what we mean by a "project"; and integrating the concept into their self-management systems. It is extremely important to get a handle on this, because a complete, current and accurate "Projects" list is the prime ingredient of a thorough Weekly Review; and that is the master key to stress-free productivity.
사람들이 GTD를 자기 인생에 적용하면서 가장 문제되는 부분이 “Project” 가 무었인지를 이해하고 그 이해를 정리 시스템에 반영시키는것입니다. 이것을 이해하는것은 많이 중요합니다. 왜냐하면 정확하고 총괄적인 Project 리스트는 Weekly Review 에 가장 많은 제료를 제공하기때문입니다. Weekly Review를 하는것은 스트레스없는 생산성을 갖추는데 가장 중요한 열쇠입니다.
Our definition of “project” is any outcome you’re committed to complete that requires more than one action step. That can encompass quite a range of things, from “Replace tires on the car” to “Reorganize marketing division.”
Project의 정의는 “한가지 행위 이상을 필요로하는 내가 구현시키기로한 결과” 입니다. 이런 정의는 상당히 많은것을 Project로 만듭니다. “자동차 타이어 갈기” 부터 “판촉부 구조조정” 까지 다 프로젝트가 되는것입니다.
The reason to define a project as something that requires more than one action step is simple and practical. If you finish one action step you’ve had on an action list, you would mark that off as done. But if your commitment is not fulfilled, and there’s no reminder about it in your system, your head will have to take back the job of remembering and reminding that you’ve still got an open loop out there. And that is what you want to prevent, because it undermines the whole purpose of Getting Things Done—anything left in your head creates unproductive stress.
프로젝트를 한가지 이상의 행동을 필요로한다고 정의한 이유는 간단합니다. 만약 한가지 행동으로 일이 해결이 된다면 그것을 해버리고 action list에거 줄끄어 버리면 끝납니다. 하지만 행동을 취했는데도 책임을 다하지 못했고, 또 아직 그 책임이 남아있다는 reminder 가 시스템에 없으면 그것을 기억하려고 노력해야하고 그것은 미완의 과제로 머리에남아 찝찝한 느낌을 남깁니다. 그것은 우리가 원하는것의 정반대로서, 그런 스트레스를 없에는것이 GTD시스템을 구현하는 주된 이유입니다.
You can’t do a project, even a simple one. You can only do action steps. The project merely describes something in the world looking or being different than it currently is. But you don’t actually do “Finalize taxes.” You don’t actually do “Get Sarah into school in the fall,” or “Complete the merger with Acme Brick Co.” Those just describe something being true that’s not true yet. Your taxes haven’t been submitted, your daughter isn’t yet onto cruise control into the third grade, nor is everything in place yet for the new merged organizations. You need some reminder, some stake in the ground, consistently, that those things haven’t fully happened, to trigger the appropriate action decision-making.
아무리 간단한 프로젝트라도 우리는 프로젝트를 할수는 없습니다. 우리가 할수있는것은 프로젝트의 계계의 단계, 즉 행동밖에 없습니다. 프로젝트는 지금현제 현실과는 다른 상황의 묘사입니다. 하지만 우리는 “세금 서류 준비끝냄”, “딸애 가을에 학교입학 성사” “Acme Brick 사와 합병” 이런것들을 할수은 없습니다. 그것들은 그저 아직 현실화 되지않은 상황들을 묘사할 뿐입니다. 세금서류는 아직 제출되지 않았고, 딸은 학교입학이 아직 준비되지 않았고, 아직은 합병이 성사되지 않았습니다. 당신의 정리 시스템에는 이런 목표들이 아직 성사되지 않았음을 상기시키는 글들이 필요하고, 그 reminder들이 다음 행동을 생각하게 해줍니다.
There are also outcomes larger than what we label as projects – goals, objectives, visions, mission, etc. Where you draw the line between a “project” and a greater “objective” is somewhat arbitrary. We have found it useful to make that distinction as follows: A project can usually be completed within a few months at most, whereas an objective would be the kind of thing you would usually find on yearly goals (or beyond). A typical objective would be “Increase profitability of XYZ product line to 34%,” or “Handle our parents’ assisted care situations.” Those would each have several large projects that, if managed and completed appropriately, would achieve the stated goals. A good rule-of-thumb for an appropriately “chunked” project is this: Is it something that adequately describes what you should be looking at on a weekly basis to feel comfortable about what you’re doing about it? You probably don’t need to look at “Increase profitability…” or “Handle parents…” every week. What you will want to put in front of yourself on Friday afternoons is a list that includes “Implement cost-cutting program for XYZ product line” and “Research nursing home options for Mom.” Those are “Projects”.
아직 성사되지않은 목표들중에는 우리가 보통 프로젝트라고 생각하는 범위보다 더 큰것들이많습니다 – 장기적 목표, 비전, 사명등등. 프로젝트와 그보다 높은 과제들은 약간 임위적으로 구분됩니다. 우리의 경험에 의하면 이런식으로 구분하는것이 실용적입니다: Project는 최대한 몇개월안에 끝날수 있으며, 과제는 몇년도 걸릴수도 있습니다. 예를들어 “XYZ 상품시리즈의 margin을 34%로 올린다” “부모님의 노후생활배려” 등은 과제라 할수있습니다. 여러 프로젝트틀이, 적절한 관리와 실행을 통해 과제를 실현시키는 것입니다. 실행하려는 목표가 과제인가 프로젝트인가를 구분하려면 이 질문을 대답해보십쇼 “이 목표를 실현시키는데의 진전을 매주 점검해야 목표가 실현될수 있는가?” 과제들은 대부분 매주 점검할 필요는 없습니다. 장기적인 목표들이기 때문이죠. 금요일 오후에 진도를 신경써야할 목표들은 “XYZ 시리즈 제품들 원가줄이기” “양로원, 노인 아파트 조사하기” 이런것들일것입니다. 이것들이 프로젝트입니다.
Most people have between 30 and 100 projects (combining personal and professional), given our definition. And most people resist creating their Projects list like the plague. The visionary folks have trouble nailing their Big Ideas down to something that concrete. And the busy people don’t like having to define what they’re actually trying to accomplish with all their activity. Yet this is the most functional and important list to have to keep from being overwhelmed by the nitty-gritty operational realities of your life.
우리의 총괄적인 정의를 적용해보면 대부분의 사람들은 30에서 100개의 프로젝트 (사적 과 공적 프로젝트를 합쳐서) 가 있습니다. 그리고 대부분의 사람들은 프로젝트를 만드는것을 전염병처럼 피합니다. 먼훗날을 내다보는 선각자들은 그들의 큰 아이디어들을 좀더 구체적인 작은 목표들로 나누는것을 못하는사람들이 많습니다. 그리고 오늘만 신경쓰고사는 바쁜사람들은 자신의 모든 행동에 목표, 이유를 두는것을 싫어합니다. 하지만 Project List는 당장 긒한일들에 쫒겨사는 인생을 탈피한는데 있어서 가장 중요한 도구입니다.
Many things we would interpret as “Projects” are large enough to also have many sub-projects. Again, these are somewhat arbitrary distinctions, though highly useful as you structure what reminders go where in your personal system. A project like “Reorganize Marketing Division” will likely have some key components – engage outside consulting firm, complete internal HR survey, hire new division head, etc. The overall project as well as the sub-projects must be reviewed often enough to keep your mind clear about remembering/reminding next actions. So be it. The Weekly Review ties it all together. Weekly review each project/outcome on your Projects list to identify and capture appropriate next actions into your system. You will need to stop on some of those projects and drill down into another level of detail, accessing your project plans to feel comfortable that you have all the actions that need to be in place to keep all the moving parts in forward motion.
많은 프로젝트들은 그안에 여러 sub-project를 지니고 있을만큼 큰 프로젝트들입니다. (note: 이것은 과제와는 다릅니다. 목표가 장기적인것이 아니라, 성사시키려면 할일이 많다는 것입니다.) 또다시 임위적이긴 하지만 이런 sub-project들을 정의하는것이 취할 행동들을 생각해내고 시스템에 상기시킬 노트를 적는데 상당히 유용합니다. “판촉부 구조조정” 같은 큰 프로젝트는 여러 sub project가 있을것입니다 – 컨설팅회사 구하기, 새 부장 위임, 부서내 인력구조 판단 등등… 큰 프로젝트 안에있는 sub-project들도 같이 점검해줘야 큰 프로젝트의 진도를 판단할수있습니다. 그래서 Weekly Review를 하는것입니다. 프로젝트와 서브 프로젝트를 같이 검토할 시간을 가지면 생각하지 못했던 할일들을 생각해낼수 있습니다. 또한 프로젝트 계획을 검토해보고 지금 프로젝트를 진행시키기 위해 필요한 행동들이 다 잡혀있는지 확인할수 있습니다.
Defining projects is not as easy as it may seem. As you are reading this, I would bet that over the last few days at least one project has been emerging in your world, that you have yet to get a grip on, exactly. Something happened, and an opportunity has opened up, a problem emerged, or something has just extended into a bigger thing in some way than it was. And you have yet to clarify exactly what you’ve implicitly committed to about it. To get to “black belt” personal management you need the ability to define those short-term operational outcomes (sooner than later), a Projects list to park them on, and the discipline to implement that systematic behavior.
프로젝트를 정의하는것은 생각보다 어려운 일입니다. 이 글을 읽으시면서 생각해보면 최근 몇일간 적어도 하나의 프로젝트가 생겼음을 알수있을것입니다. 아직은 태두리가 확실하지는 않지만…. 뭔가가 신경쓸일이 생겼거나, 새로운 기회가 왔거나, 문제가 발생했거나, 생각치도 않았던것이 더 큰일과 연결됬거나… 이런일이 일어났다면 프로젝트가 생긴것입니다. 이런일들로 인해 자신이 짊어지게된 책임을 확실히 하는것이 급선무입니다. 일정관리의 검은띠를 딸려면 내가 구현시켜야되는 단기적 목표들을 빨리, 아니면 늦게라도 정의해댜되고, 그목표를 프로젝트 리스트에 적어놓고 필요한만큼 검토하면서 다음행동을 생각해내야되고, 이렇게 하는것을 당연하게 생각할정도로 슴관화 되어있어야합니다.
Some more small tips we have discovered that can make this process of project definition easier and clearer:
아래에는 프로젝트를 정의하는데 도움이되는 작은 팁들입니다.
- Create a game you can win. Define the project as something that you can really complete, no matter what anyone else does. For instance, we recommend that you don’t make a project "Sell Acme Brick the program," because Acme Brick may have a bad day and not sign, which is not your fault. The project is better defined as, "Finalize Acme Brick proposal" or "R&D Acme Brick contract" or "Maximize Acme’s opportunity to buy"…each of which is something you can finish and get a personal "win" about, no matter what anyone else does.
이길수있는 싸움만 하십시오. 프로젝트 목표는 남들의 사정에 상관없이 실제로 나혼자서 달성시킬수있는것들로 정의하세요. 예를들어 프로젝트를 “Acme 벽돌회사에 프로그램 팔기” 라고 정의하면 실행여부가 Acme 벽돌회사에 달려있게 됩니다. 그 회사가 그분기 실적이 안좋아 프로그램을 사지않으면 프로젝트는 실패이지만 그렇다고 당신의 잘못은 아닙니다. 그 프로젝트의 적절한 이름은 “Acme 벽돌회사 판촉준비 완료” 아니면 “Acme 벽돌회사 계약서 읽고 토론” 이나 “Acme 벽돌회사가 프로그램을 사기 쉽도록 우리쪽 환경구촉”… 등등 일것입니다. 모듵 프로젝트는 끝이있야합니다. Acme 벽돌회사가 계약을 하던말던 준비한 사람은 일이 끝났음을 알아야 그 다음일로 넘어갈수 있습니다.
- Start your projects on your list with an appropriate verb that clarifies the nature of the work. "Write proposal…" has a different end point than "Submit proposal…" "Look into a joint venture with XYZ Company" is more accurate than "Create joint venture," if you’re not sure it’s going to happen.
프로젝트 명을 정할때 목표달성에 필요한 일을 적절하게 묘사하는 동사로 시작하십시오 (영어문법상 동사로 시작하는 문장은 명령조입니다). “쓰다… 계획서…” 는 “제출하다.. 계획서”와 다른 결과를 초래합니다. ”조사하다, XYZ사와 합작” 은 적절한 이름이고 “합작성사시키다… XYZ사와..” 는 틀린이름입니다. 성사시키지 못할수도 있으니까요.
- If you are dealing with defining projects that are part of a very big initiative, with possibly many other people and departments involved along the way, it is helpful to think, "When will I hand this off to someone else?" and make that your personal end-point to define as the project.
만약 자신의 프로젝트가 회사내의 큰 프로젝트의 일부라면 자신의 부분을 정의하는데 어려움이 있을수 있습니다. 이럴땐 “내가 이 킅 프로젝트를 얼마만큼 진전시키고 다음사람에가 넘겨야되지?” 이질문을 대답하면 큰 프로젝트의 내할일을 찾아낼수있습니다.
-
아래에는 David Allen씨의 프로젝트리스트에 있는 56개의 프로젝트들이 나열되있습니다.
아웃룩용 GTD 소프트웨어 출시시키기
서반어 배우기
Kathryn 과 바하마로 여행
…
At this writing here are some of the 56 real projects on David Allen’s Projects list:
Launch GTD Outlook software
Complete Spanish intensive program
Take Bahamas trip with Kathryn
Complete two-book proposal to publisher
Research dart board
Get new living room chair
Get closure on revamped Web site
Install new backyard lights
Finalize paperback launch for “GTD”
Finalize staff meeting
Bring corporate training video to market
Finalize new estate plan
Get comfortable with Photoshop basics
(Etc.)
As a guide to creating and completing your own Projects list, use this list of project verbs. Fill in the blanks. What do you need to…
Finalize…
Implement…
Install…
Look into…
Resolve…
Handle…
Clarify…
Submit…
Maximize…
Organize…
Reorganize…
Publish…
Ensure…
Design…
Complete…
Update…
Roll out…
Set up…
???
We would love to hear anything from you about this topic. It’s simple, but it’s powerful. We can use your experience, thoughts and ideas to help lots of other folks. Did you create a complete Projects list? What was your experience, in doing that? How many do you have? We’d love to see your whole list (or whatever portion you’d care to share).
Email us at feedback@davidco.com.
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Outlook + Toodledo + iPhone 이 연동되는 GTD
- Desktop: Outlook
- Tasks: Toodledo + iPhone app
- Memo: Evernote + iPhone App
- etc GTD
-
- jott
- iTalk + iTalk sync desktop
- Firemail
- fun
i. stanza
Memo Sync
보편적으로 달력, 전화번호부, 할일 그리고 메모를 PIM 의 축이라고 합니다. 그러면 GTD에서 메모의 자리는 무엇일까요? 메모는 중요하지만 아직 처리하기 곤란한 일을 우선 기록해 놓는다는 뜻이 있습니다. 그런면에서 메모는 InBox 역할을 할수있겠습니다. 많은 종류의 정보를 그자리에서 쉽게 기록할수있는 방법이 많을수록 더 좋은 InBox가 되지 않을까 싶습니다. 둘째로 메모는 PIM 기능중 가장 TXT Editing 기능이 강하기 때문에 이런저런 참고자료를 휴대하게 해주는 수단으로도 유용합니다.
메모는 InBox 와 휴대 참고자료함의 역할을 함에있어 유일하게 주로 outlook 을 통해서 사용하지 않는 기능이기도 합니다. 물론 책상에 앉아 키보드로 입력을 하는것이 가장 편하겠지만 메모의 성질은 현장에서 신속하게 기록을 하는것이라 수집함 역할은 주로 모바일 기기나 웹서비스로 하게됩니다.
아이폰/아이팟에는 메모어플이 기본적으로 제공됩니다. 이것은 참고수단으로서는 쓸수 있지만 InBox 로 사용하시는것은 권하지 않습니다. 첫째로 싱크가 안되기 때문에 모든 정보를 두번 입력을 하셔야 됩니다. 둘째로 입력수단이 키보드 밖에 없어 기록할수있는 정보의 폭이 좁습니다. 아이팟 키보드는 터치스크린 키보드의 단점인 잦은 오타, 물리적인 반응의 부재를 막강한 spell check 으로 보강하지만 한글은 그런 기능이 없어 입력이 좀 불편합니다.
어떤 형태로던 대부분 사람들은 수집함이 하나 둘씩은 있습니다. 그러면 가장 많이 쓰이는 수집함은 무엇일까요? 첫째로 가장 흔한 수집수단은 고대부터 내려온 종이 메모 + 주머니 조합이 있겠고 둘째는 e-mail inbox 입니다. 이렇게 여기저기 기록하고 방치해두던 정보들을 좀더 체계적으로 일관성있게 정리하고 처리하는 방식이 GTD 가 아닌가 싶습니다.
아이폰에서 사용할수있고 아웃룩과 연동되는 메모어플을 찾다가 알게된 어플이 Evernote 입니다. Evernote 을 사용하기 시작하고부터 제 아웃룩 노트의 사용빈도가 점점 줄면서 아웃룩을 거의 대체하게 되었습니다. 그러면 사용법을 살펴보기로 하겠습니다.
Evernote Desktop
http://www.evernote.com/about/download/
위의 링크를 따르면 Evernote Desktop 을 다운받으실수 있습니다.
설치가 끝나고 처음 어플을 실행하시면 이런 스크린이 뜹니다. Create Your FREE Account 버튼을 누르시면 Evernote 웹 계정을 열수있습니다. 개인정보같은것은 필요없고 성함과 e-mail 주소만 있으면 됩니다. 미국 사이트라 실명확인은 없습니다.
www.evernote.com 웹사이트로 가셔서 로그인을 하시면 이런 화면이 뜹니다.
제가 만든 계좌에는 사진, 웹 클리핑과 메모가 있음을 보실수 있습니다. 이화면의 NEW 버튼을 누리시면 Text memo 를 할수있습니다.
Settings 로 들어가시면 계정 정보가 나오고 밑으로 내려가시면 Emailing Your Memories 라는 부분이 나옵니다.
이멜주소가 하나 보일탠데 이 주소는 account 마다 하나씩 지정되는 고유 주소입니다. 이주소에 이멜을 보내시면 Evernote 에 메모로 저장됩니다. 웹메일 주소록에 기록해 두시면 유용하게 쓰입니다.
가끔, 메모에 있는 정보가 필요할때 로그인해서 찾아보기는 하지만 웹사이트를 통해서 메모를 남기는 일은 거의 없습니다. Evernote Desktop 어플이 굉장히 강력하고 편하기 때문입니다.
우선 데탑어플로 돌아가서 로그인을 하면 이런 기본화면이 뜹니다.
위에 노트 리스트가 안보이시면 F10을 누르시거나 View 메뉴로 가셔서 Note List 를 체크하시면 나옵니다.
우선 기능들을 살펴보겠습니다.
기본기능:
Synchronize – Evernote 웹사이트와 정보 싱크
Current Monthly Usage – 무료계정은 한달에 쓸수있는 용량에 한계가 있습니다. 저는 한번도 채워본적은 없고요, 매달 일정량의 용량을 더해줍니다. 오래 쓰실수록 용량이 커지는 거죠.
New Note – 새로운 Txt 메모 기록
All Notes – 노트 리스트 아래에 보면 미리보기 창이 있습니다. 특정 노트를 보고계시다가 이 버튼을 누르시면 초기화면으로 돌려줍니다.
Attributes – 노트의 카테고리, 날짜 이런 metadata 를 편집해야할때 누릅니다.
Email – 노트를 선택하시고 누르시면 e-mail 로 노트를 보내줍니다. 메모했던 정보를 다른이에게 보내거나 오늘 꼭 필요할 정보를 나 자신에게 보낼때에도 좋습니다. (제가 딴것은 바빠서 못해도 e-mail inbox 는 하루에 한번이라도 보기때문에 이방법을 자주 씁니다)
Print – 출력
Tag – 노트 카테고리입니다. 아직은 저도 쓰고있지 않는 기능인데 Inbox, Reference 이렇게 지정해 놓으시면 편할것 같습니다.
기타기능:
Evernote Portable – Tools 메뉴에 가보시면 Install Evernote Portable 이라는 기능이 있습니다. USB 메모리에 에버노트 데탑을 저장해서 어떤 컴퓨터에서도 쓸수있도록 해주는 기능입니다.
Web clipping – 인터넷을 서핑하다보면 클리핑해서 노트로 저장해야되는 정보를 접할때가 있습니다. 에버노트로 해결 할수있는 기능입니다.
익스나 불여우 툴바를 보시면 초록색 코끼리 아이콘이 있는것을 불수있습니다. 에버노트 클리핑 버튼입니다.
한번 웹사이트를 가서 클리핑을 해보겠습니다.
클리핑하고자하는 글을 highlight 하고 클리핑 버튼을 누르면 evernote 에 저장됩니다.
확인: 구글 Formatting 이 망가졌네요. 그러나 클리핑하고자 했던 주소와 전화번호는 저장된것을 확인할수있습니다.
Text 를 highlight 하지않고 그냥 누르면 그 페이지를 다 저장합니다.
Encryption – 메모에 쓰다보면 공개하면 곤란한 정보도 많이 저장하게됩니다. 예를들어 각종 웹사이트 로그인과 패스라던가 옛주소, 전화번호등등 한곳에 적어놓으면 좋기는 좋은데 보안이 필요하다고 느끼게 됩니다. USB 메모리 나 아이팟을 잃어버린다던가 에버노트 웹계정을 쓰다가 로그 오프를 잊고 컴퓨터를 떠나버리면 민감한 개인정보를 노출시킬수도 있습니다. 이런 부류의 어플들은 대부분 이런 경우를 대비해 약간의 encryption 을 지원합니다.
그러면 메모의 특정 txt 를 password 를 넣어야 보여주는 기능을 한번 써보겠습니다.
Encryption 을 원하는 글을 highlight 하고 right click 을 누릅니다.
Encrypt Selected Text 라는 옵션이 보입니다. 선택합니다.
패스워드를 지정하라는 윈도우가 뜹니다. 두번 입력하시고 힌트는 쓰실려면 쓰시고 OK합니다.
Encryption 이 끝나면 이제는 글이 보이지 않는것을 확인할수 있습니다. Double click 을 하면 패스를 입력하는 창이 뜹니다.
이상은 에버노트 데탑 설치와 제가 가장 자주쓰는 기능들을 설명해봤습니다.
에버노트 데탑이 아쉬운점은 아웃룩과 싱크가 안된다는 것입니다. 아웃룩 메모를 에버노트에 export 는 가능합니다.
메모를 right click 하면 ADD to Evernote 이라는 옵션이 보입니다. 선택을 하면 Evernote 데탑에 나옵니다. 양쪽으로 바뀐점들이 반영되는 싱크에 비해 이런것은 한쪽으로만 정보가 흐르는 Export 개념입니다. 이것으로 우선 아웃룩에 저장해놓은 메모들은 에버노트로 옮길수 있었지만 싱크가 아쉽기는 마찬가지입니다.
Evernote iPhone
데탑 evernote 는 reference 즉 참고용 메모를 입력하고 저장하는쪽으로 사용을 많이 하게 되고 모바일 기기의 에버노트 앱은 inbox 로서 주로 사용합니다.
에버노트 아이폰 앱을 구체적으로 살펴보겠습니다. 앱스토어에서 다운하는 무료어플입니다.
처음 어플을 실행하면 로그인 스크린이 뜹니다.
아이폰 어플은 실행할때마다 에버노트 웹사이트와 싱크를 합니다. 에버노트 데탑에서 입력된 정보가 아이폰 어플에 반영되려면 데탑에서 웹사이트와 싱크를 해야하고 아이폰 어플을 실행해야합니다. 당연한 말이지만 궂이 적는 이유는 에버노트 데탑은 웹사이트와 자동으로 싱크하게 되어있는데 가장 가까운 간격이 15분입니다. 그러니까 데탑어플에서 노트를 적고 컴퓨터를 꺼버리면 적어놓은 노트가 웹이나 아이폰에 나오지 않을수가 있습니다. 당장 참고할 노트라면 수동 싱크를 실행하셔야 합니다.
어쨌던 로그인은 한번만 하면 되고 그후로는 아래와 같은 첫 스크린이 뜹니다.
New Note – 새로운 메모기능 – Text, 사진, 그리고 녹음 노트를 지원합니다. Saved Photo 는 아이폰 카메라 어플로 이미 찍고 저장된 사진을 메모에 첨부하는 기능입니다.
Notes – 웹에 저장된 노트를 보는 기능입니다.
Favorites – internet connection 이 없는 곳에서는 웹에 저장된 노트를 볼수가 없습니다. Favorite 노트란 모바일 기기 내장 메모리에 저장된 노트를 말합니다. 그 방법은 나중에 설명하겠습니다.
Pending – 기기에는 저장되어 있는데 아직 웹으로 싱크가 안된 노트를 보는 기능입니다.
Account – 계정관리
Snapshot
위와같이 사진을 찍고 노트에 그게 무슨 사진인지 간단히 입력하면 노트가 만들어 집낟. Ringer 윈도우는 스샷찍을때 실수로 볼륨버튼을 눌렀나보네요… 죄송…
사진은 글보다 훨씬 효율적인 입력방법입니다. 전단지, 쇼핑센터의 세일 아이템 등등 많은 상황에 유용한 입력방법입니다.
Voice Note
상대방이 하는말을 정확히 기록해야할때, 또는 필기가 힘든 상황 (운전중, 화장실등등) 에 처했을때 메모해야할 아이디어가 떠올랐을때 녹음기능을 쓰면 유용합니다.
녹음을 하고 Save 버튼을 누르면 녹음 노트 제목과 무슨 내용인지 간단히 쓰는 창이 나오고 그 다음에는 저장이 됩니다.
이제는 이미 저장된 노트를 관리하는법을 살펴보겠습니다.
노트 버튼을 누르면 맨 오른쪽 스샷에 보이듯이 에버노트 웹사이트에 저장된 노트를 나열해 줍니다.
클릭이라 해야하나요? 맨위의 노트를 하나 선택해서 누르면 중간화면이 뜹니다..
중간은 제가 오늘 클리핑 해놓은 제 웹사이트 입니다. 인터넷만 연결되어있다면 링크도 다 됩니다. 제목 (GTD&Palm) 옆에 드래곤볼이 하나 있는것을 볼수있습니다. 그 별표를 누르면 오른쪽 처럼 파란색으로 변합니다. 파란색은 Favorites 에 저장되었다는 것을 나타내는데 이제 아이폰이 인터넷에 연결되지 않아도 이 노트는 Favorites 로 가서 볼수있습니다. 아이팟을 쓰신다면 wifi 가 있는곳에서만 Notes 검토가 가능하기 때문에 Favorite에 저장하시기를 권합니다.
—–à
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Tags: evernote, iphone, Outlook, toodledo
Outlook + Toodledo + iPhone 이 연동되는 GTD
- Desktop: Outlook
- Tasks: Toodledo + iPhone app
- Memo: Evernote + iPhone App
- etc GTD
-
- jott
- iTalk + iTalk sync desktop
- Firemail
- fun
i. stanza
Web Apps
제가 웹서비스를 쓰기시작한 이유는 iphone 자체에 todo 어플이 없고 상용어플중에도 아웃룩 싱크가 가능한 Todo 어플이 없기때문입니다. 또 아이폰에는 메모어플은 있지만 데탑과 싱크가 되지 않습니다.
그러면 저처럼 Treo 를 쓰던 사람은 그안에 저장되있던 PIM 정보를 어떻게 아이폰에 싱크시킬까가 큰 과제였습니다.
PIM 데이터를 팜데탑에서 아웃룩으로 이동하는것은 Pocket Mirror 나 다른 전용 어플들이 있으니 설명을 생략하겠습니다.
이동해야할 outlook 데이터:
- Contact -iTunesà iPhone
- Calendar -iTunesà iPhone
- Tasks à toodledo à iPhone (iTunes 통한 직접 싱크 불가)
- Memo à evernote à iPhone (iTunes 통한 직접 싱크 불가)
Task Sync
Itunes 앱 스토어에는 Todo 어플이 많이 있습니다.
그중 gtd 에 일부가될 iphone todo 어플이 가져야되는 최저 기능은:
- 외부 database 와 연동 가능
- category 지원
- due date 지원
이 셋이라고 하겠습니다. 충족시키는 어플이 많겠지만 우선 제가 알고있는 몇가지만 소개해 보겠습니다.
1. Remember the Milk: Todo 기본기능은 다 되고 GPS 칩을 사용해서 근처에서 할수있는 Todo 를 알려줍니다. (예를들어 지금 마트를 지나고 있다면 알람이 울리면서 계란과 우유사오라고 알려줍니다.) 앱스토어에서는 무료라고 나오지만 샤용을 하려면 Remember the Milk 온라인 Todo manager 에 등록을 하고 1년에 $25 하는 Pro account 도 사야합니다. Remember the Milk (RTM)를 구글 서처 해보시면 온라인 Todo 매니저 중에 가장 평이 좋습니다. 하지만 쓰지 않는 이유는 1년에 $25 구독 비용이 조금 부담스럽고 RTM 이 outlook sync 를 지원하지 않기 때문입니다.
2. Appigo To-Do: 가장 먼저 나온 유료 Todo 어플중에 하나이고 앱스토어 평도 좋습니다. UI 디자인도 애플틱하고 이쁘다는 평도 많고 값은 ~$10 정도 였던것으로 기억합니다. 연동된 웹서비스는 없지만 RTM 과 Toodledo 모두 싱크가 가능합니다.
http://www.appigo.com/todo/
3. Toodledo: Toodledo 웹 Todo 서비스의 iphone 어플로서 무선 전산망을 통해 업데이트가 됩니다. 아이폰은 3G를 통해 항상 인터넷에 연결되어있기 때문에 팜 싱크 개념보다는 실시간에 가까운 유지된 연동입니다. RTM도 이런점에서 비슷하지만 , 하지만 Toodledo web account + toodledo iphone app 을 통틀어서 비용이 $5 입니다. 그리고 저에게는 결정적으로 outlook 싱크가 Third Party 를 통해서이지만 하여튼 지원됩니다. Interface 는 그다지 이쁘지 않고 있을 기능은 다 있습니다.
최종적으로 Toodledo 를 쓰게된 이유는 다른 어플들에 비해 비용은 저렴하기도 했지만 기능적으로 떨어지지 않았기 때문입니다. Appigo 보다는 Toodledo 와의 싱크가 안정적이라고 생각되기도 했고요.
Toodledo (웹)
위에서 보시다 시피 Toodledo 는 아주 간단한 Todo 매니저 입니다. 인터넷으로 접속해서 쓰기때문에 남의 컴퓨터에서도 저장된 정보를 검토하고 수정하실수 있습니다. Sign up 은e-mail 만 있으면 됩니다. 공짜이고요.
Toodledo 에서는 Category 를 Folder 와 Context 로 나눕니다. Context 란 상황 – 그러니까 그일을할수있는 상황을 얘기하는것으로 NextAction category 의 정의와 잘 맞아 떨어지지만 Toodledo 와 outlook 을 싱크할때에는 category 가 folder 로 싱크됩니다. Toodledo iphone 어플에도 context 는 나오지 않고 folder 만 나옵니다. Context 기능처럼 toodledo 는 있는 기능이지만 iphone 이나 outlook 에 그 해당되는 기능이 없을때에는 싱크가 불가능함으로 안쓰시기를 권합니다.
사실 toodledo 와 toodledo 아이팟 app 만 있어도 GTD 하기에는 충분하다는 생각도 듭니다. 아주 기본적이기는 하지만 Toodledo 에는 메모와 달력기능도 있고 전화번호부는 gmail 에 저장하면 되니까요. Toodledo 또한 desktop GTD 솔루션이니까요. 저는 사실 toodledo 내공은 그리 깊지 못합니다 – 왠만하면 아이폰과 아웃룩으로 해결하려고 하고 toodledo 는 그 중간에서 싱크를 가능하게 해주는 매체이고요.
저처럼 Outlook 이 이제 편하시거나 부득이 일자리에서 outlook 을 쓰셔야되시는 분들은 다음 부분을 따라하시면
Toodledo 와 아웃룩을 싱크 시키실수 있습니다..
아웃룩 싱크는 Toodledo 에서 직접 지원하지는 않고 3rd party 개발자 웹사이트에 가라고 안내해줍니다.
http://www.chromadrake.com/ChromaticDragon/software/ToodledoSyncInfo.aspx
Download Site:
http://www.chromadrake.com/ChromaticDragon/software/ToodledoSyncDownload.aspx
ToodledoSync 어플을 다운 받으시고 설치하시면 시스템 트레이에 아이콘이 보이고 그것을 실행시키면 이런화면이 뜹니다.
기본설정은 바꾸실것 없고 account 탭으로 넘어가셔서 Toodledo ID number 를 입력하셔야 합니다.
이 번호는 Toodledo 홈피에서 Account Setting 링크를 누르면 나옵니다. (Unique ID 번호입니다.)
이로서 아웃룩과 toodledo 의 싱크가 완료되었습니다. 15분에 한번씩 싱크되고, 아이폰과 toodledo 는 아이폰 toodledo app 을 wifi 환경에서 실행시킬때마다 싱크가 됩니다.
이제 아이폰/아이팟 어플에서 Task 를 끝냈다고 체크해주면 Toodledo 에는 실시간으로, 아웃룩은 15분만에 업데이트가 됩니다. 또 아웃룩에서 Task 내용을 조금 바꾸게 되면 아이폰에 15분 후에 나타나고요.
세팅을 바꾸시면 더 자주 업데이트 할수는 있지만 저는 별로 불편함을 못느낍니다.
Weekly review 를 하신후 아웃룩에서 많은 새로운 Task 와 기존 Task 들을 업데이트 하셨다면 시스템트레이에 있는 Toodledo sync app 아이콘을 right click 하셔서 Manual Sync 를 시작하시면 바로 아이폰에 반영됩니다.
Toodledo (아이폰)
Toodledo iphone 어플 홈스크린입니다. 어플을 처음 실행하면 우선 인터넷에 연결해서 싱크를 합니다. iPhone 은 항상 internet 연결이 되어있기 때문에 언제든지 실행해서 싱크를 하면 되지만 아이팟은 wifi 에 연결이 되어있을때 실행해야 update 가 됩니다.
All Tasks – 모든 할일들을 보여주는데 folder별로 정리되어 나오지 않아서 유용하지는 않습니다.
Hotlist, Starred – toodledo 의 부가가능들인데 outlook 과 싱크가 안되어서 쓰지 않습니다.
Priority – outlook 에도 있는 기능인데 싱크되는것으로 알고있습니다. 다만 저는 쓰지 않아서 잘 모릅니다.
Due Dates – 오늘, 내일, 다음주, 다음달에 끝내야되는 taks 들을 보여줍니다.
Folders – 제가 Toodledo 에서 주로 보는 뷰입니다. 시간이 날때마다 지금 내가 할수있는일이 뭐있나 보기에는 딱 좋습니다. 보통 iPhone 으로 Toodledo 를 볼때에는 @Calls 를 많이 봅니다. 시간이 있으니 toodledo를 보는것이고 전화도 손에 있으니까요..
Folder View 에서는 보시다 시피 아웃룩 category 들이 나열되어있고 원하는 folder 를 누르면 그안에 해당되는 task 들을 보여줍니다.
체크된 task 도 보여주는데 이걸 숨기려면 Filter로 가셔서 Completed Task – Hide 를 선택하시면 됩니다. 다만 그 폴더에만 적용되는것이 아니라 모든 폴더가 그렇게 됩니다. 이 스샷에서 toodledo 는 인터페이스가 약간 투박하지만 실용적인것을 볼수있습니다. 첫째로 글씨가 비교적 크고 둘째로 체크박스도 큽니다. 스타일러스가 없기때문에 손가락으로 쉽게 체크하기 위해서입죠.
이상은 제 개인적인 toodledo 세팅입니다. 강좌라 부르기엔 어플 사용 내용이 약간 모자라지 않았나 싶은데 제가 진짜 쓰는 기능만 적다보니 그렇게 됬습니다. 저보다 더 깊게 파고 들어가신분들도 많이 계실탠데 리플을 통해서 한수 가르쳐 주시면 감사하겠습니다.
다음 강좌에는 Note 연동을 다루겠습니다.
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Outlook + Toodledo + iPhone 이 연동되는 GTD
안녕하세요. 오랜만에 강좌를 올려보는 Cl유저입니다. 몇달전 iPhone 을 구입하게 되어서 오랫동안 써온 Treo 를 은퇴시키고 GTD를 어떻게 돌릴까 궁리하다가 배우게된 몇가지를 써볼까 합니다.
- Desktop: Outlook
- Tasks: Toodledo + iPhone app
- Memo: Evernote + iPhone App
- etc GTD
-
- iTalk + iTalk sync desktop
- Firemail
- fun
i. stanza
개인적으로 가장 이상적인 input 방식은 typing 이라고 생각합니다. 숙달만 되면 굉장히 빠르게 입력을 할수있고 그 결과물도 빨리 읽을수 있습니다. 녹음도 좋지만 나중에 들을때에는 글읽는 만큼의 속도를 낼수가 없습니다. 그럼으로 desktop/laptop 에 GTD를 가동할수있는 수단이 있어야 하고 GTD 는 주로 desktop/laptop 으로 해야합니다.
제가 선호하는 window PIM어플은 outlook 2003입니다. 2003버젼을 좋아하는 이유는 제가 이미 가지고 있기 때문입니다. 어떤 버젼을 쓰셔도 상관없을것 같습니다. outlook 을 싫어하시는분들도 많은데 주로 높은 시스템 점유율, 쓸수록 저하되는 안정성, 비싼 정품가격을 이유로 드십니다. 하지만 이미 아웃룩이 있는데 안쓰신다면 놀리지 마시고 한번 outlook gtd 를시도해보시기를 권합니다.
제가 Outlook 을 쓰는 이유는:
- 첫째로 싱크가 가장 많이 개발된 어플입니다. PIM 기능이 있는 모바일 기기는 대부분 데탑과 싱크를 해야하고 대부분 아웃룩과 연동이 됩니다. Blackberry, Palm, WM, iPhone OS등 주요 mobile OS 는 어떤 형태로던 아웃룩 싱크가 가능합니다. 오래된 어플이기 때문에 싱크도 비교적 안정적이고 iTunes 도 부분적으로라도 아웃룩과 아이폰의 싱크를 지원합니다.
사실 제가 가장 좋아했던 윈도우용 PIM 어플은 Palm Desktop 이었습니다. 그리고 팜 데탑과 팜 PDA의 싱크는 안정적이고 안전한 싱크의 표본입니다. 아직도 iPhone 과 그렇게 싱크만 되게 된다면 갈아탈 의양이 있습니다. - 둘째로 이메일, calendar, todo, note, contact 모두가 한곳에서 해결되는 유일한 어플입니다. 이제는 웹메일의 용량과 기능이 갈수록 향상되어서 데탑 e-mail client는 불필요하다는 생각도 들지만 아직은 PIM 을 완전하게 한 어플에 통일해놓는것이 좋다고 생각됩니다. Google Apps (gmail, gcal,…) 가 날이 갈수록 기능이 늘고 있고 지속된 발전을 이어간다면 언젠가 좋은 대안이 될거라고는 생각됩니다.
Outlook GTD Task Set Up
아웃룩은 GTD를 기반으로 만들어진 어플이 아니기 때문에 GTD에 불필요한 기능도 많고 약간의 튜닝이 필요합니다. GTD기본은 calm님의 강좌에 설명이 되어있기 때문에 생략하겠습니다. 용어가 생소하시면 한번 참고해보시면 될것같습니다.
달력은 아웃룩 달력을, 메모는 아웃룩 Note 를 사용합니다. 달력과 메모 사용은 다른 어플들과도 다를것이 없기 때문에 생략하겠습니다.
Next Action, Project, Waiting For, Someday/Maybe 는 Task 에 저장됩니다.
Task Window Set Up
우선 Task 를 한눈에 볼수있는 Task window 를 보겠습니다. By Category 로 지정해 놓으면 그때 상황마다 할수있는 일들을 나열해 줍니다. 위에는 체크박스, Subject, Notes, Due Date 만 보이게 합니다. (Task 창에서 right click 하시고 customize current view 를 선택하시면 됩니다.)
Task 를 하나 만들어 보겠습니다. Ctrl + Shift + K 를 누릅니다. 아래의 화면이 뜹니다. 복잡해 보이지만 그렇지 않은것이 대부분의 필드를 쓰지 않을것입니다. Subject Line 에 Next Action 을 쓰시면 됩니다. Next Action 이 길어서 한줄에 다 들어가지 않는다면 그것이 과연 Next Action 인가 Project 인가를 생각해보실 필요가 있습니다. Project 라면 subject 칸에 project 제목만 쓰시고 Notes 에 구체적인 목표를 적어놓으시면 됩니다.
Category 를 지정하겠습니다. Task 창을 닫지 않은 상태에서 Alt + G 를 누릅니다. 아래와 같은 작은 창이 하나 뜹니다. 맞는 category 를 체크 하시고 enter/return 을 누르면 Task 창으로 돌아갑니다.
첫 Todo 를 만드시기 전에 아웃룩에서 기본으로 만들어준 카테고리들을 지우고 한번 정리해주실 필요가 있습니다. 같은 방법으로 <Ctrl + Shift + K> + <Alt + G> 를 누르셔서 위와같은 창이 나오게 한다음 Master Category List 버튼을 눌러줍니다.
사람마다 필요한 카테고리가 다르겠지만 우선 아래에 있는 세트로 시작하시다가 필요하신데로 더해주시면 됩니다.
@Agenda – 누구를 만나서 상의할일들. 보통 그사람 이름도 Task 에 적어줍니다. 예: 김봉남 – 1. 원단색 최종결정 2. 가을시즌 일정 확인
@Anywhere – 어디서든 할수있는 일. 이건 잘 안쓰게 되네요 – 지워버릴까 생각중입니다.
@Calls – 전화할 시간이 났을때 할일. 여기에도 사람이나 회사 이름을 적어둡니다.
@Computer – 컴퓨터앞에 앉아있을때 할수있는일
@Errands – 동네앞 마켓이나 가계에 나간김에 같이할수있는일
@Home – 집에서 할수있는일
@Office – 일자리에서 할수있는일
@Waiting For – 누구에게 위임하고 결과를 기다리는일. 사람이나 회사이름은 필수이겠죠.
Projects – 달성하기위해 2개 이상의 Next Action 이 필요한 목표
Someday/Maybe – 언젠가 여건이 되면 하고싶은 일들
개인적으로 카테고리는 적을수록 좋은것 같습니다. 너무 많아지게되면 해당되는 상황들을 다 찾는것도 번거로와 지고 category 윈도우에 scrolling 이 더해집니다. 모든 카테고리가 한눈에 들어올수 있도록 하는것이 좋은것 같습니다.
Typing 이 어느정도 숙달되신분들은 키보드 숏컷을 사용하시면 몇초안에 Next Action 을 하나 기록하실수 있습니다. 마우스 클릭이 적을수록 입력이 빨라지는데 이 방법으로는 category 지정할때 한번 마우스를 쓰게됩니다.
키보드 숏컷 정리
Ctrl + Shift + K = new task
Alt + G = new task 윈도우 안에서 category list 를 부르는 숏컷
Ctrl + Shift + N = new Note
ctrl + Shift + M = new e-mail
ALT + S = 저장하고 exit
아웃룩안에서 next action 입력:
1. Ctrl + shift + K
2. subject 란에 – 마켓가서 계란 사오기
3. Alt + G – @Errands category 지정
4. Alt + S – save and exit
Conclusion
얼마 되지도 않는 정보인데 쓰다보니 많이 길어졌네요.
GTD의 포인트는 여기저기 흩어진 많은 개인 정보를 필요할때 볼수있도록 정리하는것이 아닌가 싶습니다. 그런면에서 우리 일과의 대부분을 차지하는 e-mail, appointment, todo, 메모, contact 가 한곳에 모여있다는것은 정리에 큰 도움이 된다고 생각합니다.
아웃룩 말고도, Palm Desktop, Entourage, iCal 등 여러 어플의 조합을 통해서 비슷한 효율을 취하실수 있습니다. 하지만 중요한것은 어떤형태로던 컴퓨터 Desktop 에 GTD를 담당하는 어플이나 솔루션이 있어야 합니다. 그리고 PDA, 아이팟등 모바일 기기를 같이 곁들여 쓰실것이면 싱크가 가능해야 하고요.
Outlook 은 weekly review 를 하시는 컴퓨터에 깔아놓는것이 좋고 거의 모든 input 은 outlook 을 통해 해결됩니다. Iphone 이나 웹서비스는 현장에 나갔을때 outlook 에 있는정보를 휴대하고 그때그때 체크해줄수있게 해주는 보조역할을 하는 기기이고요.
다음 강좌에서는 웹상에서 outlook 기능들을 대신해주는 서비스들을 검토해보고 outlook 에 저장된 Task 데이터를 웹으로 싱크하는 방법들을 살펴보겠습니다.
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Tags: evernote, gtd, iphone, Outlook, toodledo
안녕하세요. Cl유저입니다.
예전에 제 사이트를 호스팅해주던 Geocities 가 문을 닫으면서 사이트를 이전하게 되었습니다.
자주 방문해 주세요.
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Cl 유저의 GTD 2007.08.29
Cl 유저의 GTD
안녕하세요. 예전에 Palm OS를 이용한 GTD 라는 글을 올린적 있는 Cl유저입니다. 일정관리/생활정리에 관심이 있으시다면 GTD를 권합니다. GTD는 David Allen 씨의 책, Getting Things Done의 약자이고 그책에서 제시된 일정관리 시스템의 명칭이기도 합니다. 자세한 설명은 책과 저의 홈피 (http://www.geocities.com/sonsofaureus) 에서 찾을수 있습니다.
저의 홈피의 첫글을 보면 알수있듯이 저는 Jeff Kirvin 의 블로그를 통해서 GTD를 알게 되었고 처음에는 그의 시스템을 모방하면서 시작했습니다. 하지만 그것은 시작이고 저의 삶에 맞추어서 적응해 나가다 보니 어느덧 시스템은 처음의 그 모습은 찾아볼수가 없도록 바뀌어 버렸더군요… 그래서 글의 2탄을 쓰기로 결심했습니다. 아래의 글은 전적으로 GTD에 대한 개인적인 의견을 제시하는것이고 그 모든것이 모든이에게 정답이 될수는 없음을 시작하기 전에 알립니다. 그리고 모자란 글솜씨와 맞춤법을 너그럽게 용서하시길… J
그럼 제가 2년동안 GTD를 접하고 적용하면서 느낀점과 구축한 시스템을 정리해 보겠습니다.
Outline:
1. Work Flow
2. Trusted System
3. Weekly Review
4. Palm
______________________________________________________________
1. Work Flow
GTD의 기본은 Work Flow에 있습니다. 모든 업무는 InBox를 거쳐 8개의 목적지로 갑니다. www.geocities.com/sonsofaureus 이 링크에 Work Flow에 대한 설명이 적혀있습니다. 자세한것은 그글을 읽어 보시고 여기는 잘못이해하기 쉬운 부분들만 더 설명하겠습니다.
InBox의 정의
여기서InBox란 꼭 하나의 물리적인 통을 칭하는것은 아닙니다. 물론 종이쪽지를 넣는 그런 통도 있어야하지만 휴대폰의 voice mail, e-mail inbox, 지갑 (영수증, 명암 등등을 넣기때문에), 바지주머니… 이런것도 다 inbox라 할수 있겠습니다. 모든 업무가 InBox를 거쳐야 한다는것은 일의 태두리를 알라는 뜻으로 이해하고 있습니다. 예를들어 책상위의 종이통, voice mail, e-mail inbox, 주머니, 지갑등 만을 비우면 내가 해결해야할 업무는 다 정리되었다… 이런 생각을 할수있도록 만들라는 것입니다. 만약에 위에 나열한 여러 통들안에 하루의 업무가 다 들어있다면 그것들을 합쳐서 InBox라 부르는것입니다.
Project 와 Next Action 의 차이
Project (이것의 적절한 해석이 뭘까요? 안? 건?) 의 정의는 구체적인 목표와 그를 달성하는데 필요한 2가지 이상의 행동들 입니다.
Next Action 은 다음에 실행할 1가지의 행위입니다.
정의만 보면 차이를 알기가 쉽지만 실전에 임하여 InBox를 처리하다보면 Project와 Next Action의 구분이 애매해질때가 많습니다. 대부분 Project를 Next Action으로 착각하는 경우가 많은데 그렇게 되면 Project는 끝나지 않습니다. 예를들어 “GTD 구현” 이라는 project를 next action 에 잘못 넣었다고 합시다. GTD구현은 여러 단계를 거쳐야 달성되는 목표이고 적지않은 노력과 시간의 투자를 필요로 합니다. 그러니까 시간이 나서 GTD 구현이라는 next action 을 행할때가 되면 심적인 저항이 오고 어렵다는 생각이 들고 안하게 되는 것입니다.
쉽지않으면 안한다
오래된 행동패턴을 깨고 새로운 습관을 들이는것은 힘든일입니다. David Allen씨는 GTD를 설명할때 가라데 비유를 많이쓰는데 그 이유는 무술도 고수가 되려면 노력과 수련이 필요한것처럼 업무를 좀더 규칙적이고 과학적으로 처리하는것은 수련이 필요하기 때문이라고 생각합니다. 이일의 성패에 있어서 가장 중요한 관점은 이과정을 거치고나서 결과가 가져다주는 즐거움이 그 과정을 거치는동안 느끼는 고통(?)보다 커야한다는것 같습니다. 현실적으로 볼때 번거롭고 어려운 일은 장기적으로 습관화 시키기가 불가능하고 (과정이 너무 고통스럽기 때문에) 그런일들을 더 빨리, 쉽게처리할수있게만드는 장비에 투자를 아껴서는 안됩니다. 귀차니즘은 인정해야할 현실이고 GTD를 생활화하는 과정을 통해 극복해야할 어려움입니다. 그것을 극복하는길은 (1)도닦아서 귀찮은일을 귀찮아하지않을 경지에 오르기, 아니면 (2) 일을 덜 귀찬게 만들기 입니다 (예를들으 장비 투자를 통해서…). 저는 후자를 택했습니다.
2. Trusted System
믿는 시스템. 일정관리/정리 시스템이 사용자의 믿음을 받기 위해서 달성해야할 2가지가 있습니다. (1) 첫째로 업무의 태두리를 둬야하고 (다시말해 모든 업무/할일이 시스템에 내장되어있어야하고) (2) 둘째로 나중에 할일을 시스템에 넣으면 필요할때 쉽게 찾을수 있어야 합니다. GTD를 처음 구현하기 시작한 사람이 InBox를 일주일 비우지 않았다고 가정해 봅시다. InBox안에는 많은 양의 종이쪽지, 음성/문자 메세지, 이멜, 등등 이 쌓여 있을것이고 그안에 새로운 업무를 넣기 싫을 것입니다 – 그래서 책상위에 올려놓거나 가방여기저기에 쑤셔놓고 빼지않을 것입니다. 이사람의 시스템은 첫째 조건을 충족하지만 둘째를 충족하지 못하기 때문에 신뢰을 잃습니다. 여기서 하기 쉬운 실수는 InBox를 더 만드는것입니다 (예를들어 책상위, 가방속 등등). 이렇게 되면 업무가 쌓여있는 옛 inbox는 외면하게되고 그안에 업무들은 못하게 됩니다.
GTD의 Work Flow는 업무에 관해 총괄적이기 때문에 그것을 물리적으로 구현만 한다면 믿을수있는 시스템이 될수있습니다. 그러기 위해서는 사용자의 인식이 바뀌어야하고 또 약간의 장비가 필요합니다. GTD 구현은 결국 Work Flow의 물리적 구현이라고 정리할수 있겠습니다.
필요한 장비: (David Allen씨의 Organizing Your Workspace Article 에 사무실을 어떻게 구축해야하나가 잘 나와있습니다. 여기에는 제가 개인적으로 중요하다고 생각한 것들만 나열하겠습니다.)
1. Stapler: 많이 쓰이기 때문에 튼튼해야하고 커도 좋습니다. 손등으로 콱 누를수있는 타입을 사라고 썼내요.
제 스테플러입니다.
2. Paper Basket: 종이를 넣을 바구니가 몇개 필요합니다. InBox로 쓰일 바구니가 필요하고 그밖에 Outbox (다음 행선지로 가야하는 서류/우편물 등을 저장하는 박스), Work In Progress Box (아직 검토중인 서류를 저장하는 박스) 등은 있으면 편합니다.
제 종이바구니들입니다. InBox, in Progress, outbox가 있습니다.
3. 많은 양의 마닐라 종이화일: 종이 한장만 들어간 화일을 만들어도 아깝지 않을 정도의 양을 보유해놓아야 종이 정리에 심적인 저항이 안생깁니다. (개인적으로 200개정도 항상보유)
4. 마닐라 종이화일을 저장할 화일박스 (서랍 4개 이상): 종이화일을 저장하기 위해서는 넉넉한 수납공간이 필요합니다. David Allen 씨는 대부분의 성인은 적어도 서랍 4개짜리 크기의 화일박스가 있어야한다고 합니다. 그리고 마닐라 종이화일을 그냥 저장할수 있는 타입이 좋습니다. 그리고 서랍이 너무 꽉차면 안됩니다. 그렇게되면 화일을 빼고 다시 넣는 행동이 어려워져 저항이 생깁니다. 서랍은 75% 차면 꽉찼다고 생각하고 다음 서랍으로 넘어가야합니다.
5.
서랍뒤에 이런 앞뒤로 밀수있는 쇠판이있는 화일박스는 마닐라 화일을 그냥 저장할수있습니다.
서랍 2개짜리 화일박스 2개. 총 4개의 서랍이 필요합니다.
6. Labeler: 라벨기기를 장만하고 만들어지는 화일마다 라벨을 붙이면 재미있어서 자꾸 하게됩니다. 라벨을 붙은 화일이 저장되어있는 화일박스를 열어보면 왠지 뿌듯하고 깨끗해보여 즐겁습니다. 이런 작은 즐거움들이 시스템의 사용과 유지를 지속시킵니다. 물론 걱정없이 쓸수있을만큼의 라벨테입을 준비해야합니다. 테입이 다 떨어져간다는 강박관념에 사로잡히면 화일을 만드는데 저항이 생기기 때문이죠. Brother, Dymo 등의 제품들이 있습니다만 Brother라벨기기를 추천합니다 – 싸고 쓰기기 쉽거든요. 그리고 컴퓨터가 없어도 라벨을 만들수 있어야합니다… 라벨하나 만들려고 컴퓨터를 부팅하고 특수한 라벨용지를 프린터에 넣고 인쇄를 기다리고 하다 보면 이 과정에 대한 무의식적인 저항이 생겨 습관이 죽습니다. 무엇이든 오랜시간이 걸리거나 절차가 번거로우면 안하게 되는것이 본능이니까요. 라벨된 화일을 보는 작은 즐거움이 라벨을 만들기위한 번거로움보다 커야 시스템은 유지됩니다..
웃기다고 생각하실지 모르겠지만 서랍을 열때마다 즐겁습니다.
서류가방 – inbox, action support등의 화일들이 있습니다. 조디악도 필수품.
3. Weekly Review
GTD 구현의 반이 Work Flow 인프라의 물리적인 구축이라면 다른 반은 GTD사용자의 인식의 전환입니다. 아무리 시스템을 구축해도 이용하지 않는다면 무용지물이 됩니다. 또 반대로 아무리 인식이 전환되어도 그것을 받쳐주는 장비가 준비되어있지 않다면 인식은 다시 옛상태로 돌아갑니다. Weekly Review란 시스템의 이용과 유지의 일부로서 아직 처리하지 못한 Next Action을 해치우고 InBox를 비워 next action을 더 만들어내는 과정입니다. David Allen씨는 GTD의 성패는 weekly review를 하냐/안하냐에 달렸다고 합니다. 이것이 습관화되면 인식의 전환은 반 성공했다고 할수있습니다.
GTD의 Weekly Review에 관해서는 이미 번역해놓은 글이 있습니다. http://www.geocities.com/sonsofaureus/weekly.htm
개인적으로 review를 한번 거치고 나면 마음이 개운해지는것이 좋아 일주일에 한번이 아니라 더 자주할때가 많습니다.
4. Palm
지금까지의 설명을 봐서는GTD는 종이정리 시스템이라는 인상을 가질수도 있는데 그것은 아닙니다. 모든이는 종이서류의 완전한 전산화를 목표로 두지만 그것이 달성된사람은 없을것입니다. 그렇기 때문에 종이정리시스템을 먼저 설명하게 된것이지 PDA가 전혀 설 자리가 없는것은 아닙니다.
팜OS 기기들은 원래 일정관리기기들이 진화해서 동영상, 이북, 전자성경 등등의 부가기능을 지니게 됬지만 본업은 일정관리입니다. 일정관리도구로서 PDA의 장점은 휴대성, 신속한 정보의 호출 과 서치, 태그등의 데이타베이스 관리기능들 이고 약점은 입력입니다. 그라피티를 아무리 연습하고 숏컷을 아무리 많이 만들어도 키보드입력속도를 따라잡을수 없습니다. 그렇기 때문에 입력은 weekly review를 할때에 키보드로 대부분 이루어지고 PDA는 입력된 일정을 검토하는데 쓰입니다. PDA는 일정관리에 아주 유용한 도구이지만 그것이 유일한 도구일수는 없습니다. 저는 PDA를 GTD를 알기전부터 써왔기 때문에 손에 익은 어플들이 좀 있어서 그것들을 중심으로 PDA를 세팅했습니다.
필요한 어플:
1. Agendus (WP+, monthplanner, datebk, takosche 등등도 무관)
2. Bugme
3. SplashID
4. Shadow Plan
이제 PDA어플시장도 성숙해져 상용어플들이 싸지는 않고 PDA의 장점들 (즉 정보의 기동화 와 빠른 호출) 을 부각시키는 어플선택이 중요한것같습니다. PDA에 들어가는 일정관리/기타 정보를 나열해 보고 그것을 팜OS안에서 어떻게 처리하는지를 설명해 보겠습니다.
1. 약속 (appointment) è datebook db
2. 주소록 (contact information) èaddressbook db
3. 할일 (todo) è todo db è shadowplan db와 연동
4. 개인정보 (personal info – 비번, 계좌번호 등등) è spash ID db
5. 메모 (list + inbox items)
1. 약속 – 시간약속은 datebook 에 들어갑니다. 여기에는 시간제한이 없는 할일은 절대로 들어가서는 안되고 datebook db는 일종의 성역으로 여기고 함부로 데이타를 여기에 저장해서는 안됩니다. 시간제한/마감일이 있는일, 일정한 날과 시간에만 할수있는일, 다른사람과의 시간약속, 생일, 기념일, 공휴일 만이 datebook db 에 저장될수있는 정보입니다. Agendus 에는 appointment category, 즉 카테고리를 정할수있는 옵션이 있는데 이것은 쓰지 않습니다. 약속이 카테고리입니다.
2. 주소록 – Agendus를 이용해 정리합니다. 마루도 아주 좋을걸로 알고있지만 손에 익은것이 agendus라 계속 사용하고 있습니다.
3. 할일 – Todo를 정리하는 가장 효율적인 방법은 태그를 통해서입니다. 태그란 카테고리의 더 진화한 유형으로 한가지 할일이 여러 태그를 지닐수 있습니다. GTD에서 할일은 그일을 할수있는 장소/상황에따라 정리하는데 어떤일은 여러상황/장소에서 할수있기 때문에 태그가 유용합니다. 팜OS의 기본 투두 db는 이 기능이 없고 shadowplan과 연동시켜 태그를 사용합니다. 그러니까 시간약속은 agendus, todo는 섀도우… 이런 채제가 성립되는거죠. Shadowplan과 투두 db를 연동시키는 방법은 제가 클리앙 강좌게시판에 올린글을 참조하시면 되겠습니다. (http://www.geocities.com/sonsofaureus/shadowplan.htm)
4. 개인정보 – David Allen씨가 PDA에 지니고 다니는 정보중에 하나가 reference, 즉 참고용 정보입니다. 비번, 은행 구좌번호 등등의 개인정보는 패스워드를 걸어놓을 필요가 있기때문에 개인정보 관리어플이 유용합니다. 개인적으로 splashID를 오래 써왔기때문에 선호하고 있지만 타사의 경쟁어플도 상당히 좋은걸로 알고있습니다.
5. 메모 – BugMe라는 어플이 있는데 그림그리는 어플입니다. 서류가방은 없는데 조디악은 지니고 있는 경우가 많은데 그때 뭘 빨리 적어야되면 bugme로 갈겨적습니다. 그럼 적어도 저장은 되니까 나중에 그정보를 적절한 db에 저장하면 됩니다. 그러니까 bugme는 여러 inbox중에 하나이고 review를하면서 비워져야합니다.
Inbox말고도 David Allen씨는 여러가지 참고용 정보를 memo db에 저장해놓는데 그중 몇가지만 예를들어 나열하겠습니다.
Account and $ numbers- credit card #s, PIN #s, etc. (if you’re using a Palm you can put these in Tel/Add, make them "private", and turn off the Private view so that you only can see those entries when you turn it on with your password.)
개인정보(개인적으로 splashID를 선호)
Affirmations- personal self-talk scripts for positive internal programming
격언들
Basic personal numbers (self and family members)- drivers license, social security, insurance policies, Whatever you may need for yourself and others when filling out forms
주민등록번호, 보험 계좌번호, 운전면허 번호 등등…
Gifts- organized by people and/or a general list of neat things to buy for others (fresh maple syrup from Vermont, styluses for Palms, etc…. and where to get them.) Great for birthdays, ad-hoc niceness, and Christmastime.
이런저런 사람들에가 사주고 싶은, 또는 사주기로한 선물들.
Jokes- the current ones that you’d like to get some more mileage out of (but damn! they disappear out of our brain so fast.)
웃긴 농담들
Might wanna buy…- could be one mega-list, or (more commonly) grouped by the type of thing it is: cds, cigars, wines, books, videos
Might wanna do when…- possibilities when you’re in a certain location or doing a certain activity. By city, country, or region (things to do/think about when I’m in Napa Valley, London, Santiago.) Or by activity (Web surfing places to visit.)
도시/나라/상황마다 할일들을 정리 – 예를들어 시카고에 갈일이 있으면 가봐야될 음식점, 연락해야될 친구들, 가보고 싶었던 명소등등을 적어놓음. 도시마다 그렇게 정리함.
Previous addresses and employers- keep at least your last three. (What a pain when you have to supply them and you don’t have them!)
옛주소와 직장. 이력서/원서에 써야될때가 있음으로 적어도 마지막 셋은 저장해놔야함.
Restaurants- for business or pleasure, to review for ideas instead of same-old same-old.
음식점 – 평가도 해놓고 어떤 경우에 적절한도 적어놓음. (예: 00 중국집 – 데이트, 공적인 식사대접에 좋음. 8점)
Style or product numbers I may need when I’m buying things- oil filter, vacuum cleaner bags, labeler cassettes, etc.
필요한 소모품들의 제품번호 – 프린터 토너, 라벨기 테입, 진공청소기 백 등등 자주사는 소모품의 제품번호.
이상이 저의 GTD입니다. 글의 내용은 극히 주관적임을 다시한번 말씀드리며 여러분들이 내용에 동의하지 않을수도 있습니다. 그러나 저는 GTD를 접하고 삶이 많이 향상되었음을 느꼈고 그즐거움을 나누고자 글을 적었습니다. 조금이나마 여러분의 내공에 보탬이 되었으면 합니다. 좀 긴글을 읽어주셔서 감사합니다.
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Weekly Review 2007.08.29
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아래글은 David Allen 씨의 Weekly Review에 관한 논설을 제가 번역한것입니다. 개인적으로 저에게 많은 도움이 된글이라 올려봅니다. 영문원본은 여기서 보실수 있습니다. [:: The Weekly Review by David Allen ::] 얼핏보면 이것 (weekly review) 은 "해야하지만 절대로 안하는" 부류의 일에 속할것같지도 모르지만 그렇지 않습니다. 솔직히 이것은 저의 정신건강 보존과 저의 많은 일들을 제데로 하기위해서하는것입니다. 이글을 통해 추상적이거나 무슨 책에 저술된 이론적인 REVIEW 가아닌, 제가 매주 하는 그대로를 단계별로 설명하고자합니다. 당신이 REVIEW를 하느냐 마느냐는 GTD를 성공적으로 구현시키는데 가장 중요한 요인입니다. 만약에 당신은 아직 매주 자신의 삶을 되돌아보고 검토를 하는 습관이 안들여저있다면 지금 당장 달력에 다음 4주 금요일에 "do weekly review" 라고 써넣으라고 권하고싶습니다. 2주동안이라도 이것을 한다면 습성이 되어버릴것입니다. 그리고 제가 또 권하고싶은것은 이아래에 적혀있는 단계들을 당신의 삶에맞게 고쳐서 당신의 것이되게 만들라느것입니다. 저는 저의 weekly review 를 palm pilot에 메모해다니며 자주 읽어봅니다 - 다시 모든일을 마친 백지상태로 돌아가기위해서 어떤생각을 기지고 뭘해야되는지 되세기기 위해서이죠. 매주 할일들을 재검토하는것은 정리된삶을 막연한 목표가아닌 살아있는 동적인 현실로 구현하는데있어 가장 중요한 요인입니다. 제경우에는 금요일 오후가 가장 적절한 시간같습니다 - 아직 끝마치지못한 작은 일들을 마무리지을 시간이 조금 남아있으니까요. 1. 모든종이쪽지들을모으라: 메모, 노트를 적어둔 종이쪽지들, 지갑에 넣어둔 영수증, 명함 등등을 모두 IN Box 에 넣어버립니다. 2. 노트를처리하라: 일기, 노트, 회의 노트, 이런저런 메모들을 검토하고 취할행동을 결정해야합니다. 참고: GTD에서 노트던 뭐던 업무를 처리하는 방법은 몇가지 없습니다: (a) Action (행동): 노트에 적힌 정보에 대한 적절한 대응이 한가지 행동일때가 많습니다. 예를들어 많은노트는 이런식으로 적습니다. "3월21일까지 김아무개와 Project p 에관해서 전화통화" 이노트의 처리는 한가지 행동을 필요로 합니다. (b) Project (안): 회의노트, 일기등은 한가지 행동을 생성하기보다는 프로젝트를 만들때가 많습니다. 프로젝트란 어떤 목표를 달성하기위해 필요한 2가지이상의 행동이라고 정의됩니다. 예를들어 노트에 "3월21일 이사" 라 적혀있으면 이사는 프로젝트가 되는것입니다. 이사를 성공적으로 마칠려면 여러가지 준비와 단계를 거쳐야합니다.. 짐을 싼다던가, 박스를 구한다던가 등등. 이 개개의 구체적인 단계들을 행동란에 적어야합니다. 막연하게 "이사준비" 라고 Todo에 써넣으면 이것은 사실 프로젝트이기때문에 안하게 됩니다. (c) Waiting For (위임): 위임은 비서가 있는 사람들만 하는것이 아닙니다. 친구에게 부탁한일, 친지에게 알아봐달라고 한일, 등등 우리가 남에게 위임하는일은 많습니다. 다른사람에게 부탁할일이 있으면 부탁하고 당분간 잊어버립니다. 다만 위임한사람의 책임은 자기가 누구에게 뭘 부탁했는지를 알고 그것이 해결됬나 추궁하는것입니다. 위임한 일은 Waiting For 폴더에 저장해놓고 기억해둡니다. (d) Trash (버림): 쓸모없거나, 유용함을 잃는 정보는 버립니다. 친구의 옛전화번호, 등등. (e) Reference (저장): 지금 당장 행동을 생성하지는 않지만 유용한 정보는 저장합니다. 친구의 새전화번호, 회사앞 음식점 메뉴, 새로산 사전, 등등 (f) Someday,Maybe (숙고): 지금 당장할수는 없지만 언젠가 시간과 여건이 되면 하고싶은일들을 저장합니다. 예를들어 노트에 "세계일주를 하고싶다." 이것은 Someday/Maybe 폴더에 저장해두고 언젠가 실행할 의향이 생기거나 여건이 되면 Project 폴더로 옴깁니다. 3. 지나간달력일정검토: 지난주 달력을 검토해보고 아직 실행하지못한 Todo, 잊고있었던 정보등등을 다시 정리합니다 . 실행하지못한 Todo는 이번주로 예정변경하고 잊고있었던 정보는 filing 해버립니다 . 4. 다가오는주달력검토: 다음주의 appointment, 다음주에 만료되는 마감날자들을 보고 할일을 생각해봅니다 . 5. 머리를비운다: 기억하거나 머리속에 두고있던 새로운 project, todo, waiting for.. 등등을 적고 정리합니다 . 6. Action List 검토: 끝난일들은 그어버리고 그다음 행동을 생각하고 적어놓습니다 . 7. Waiting-For List 검토: 누구에게 위임했거나 부탁한일이 해결됬는지 확인하고 그렇지 못한것은 원인을 추적합니다 . 8. Project List 검토: 장기적 목표 , 프로젝트등의 달성 여부와 정도를 하나하나 검토하고 모든 프로젝트마다 적어도 하나의 행동을 생각해냅니다 . Work-in-progress support material (지금하고있는 일을 바쳐주는 문서들 ) 을 읽어보고 내가 해야할일 , 남을 시켜야할일 , 끝난일등등을 생각해냅니다 . 9. Check List 검토: 어느 안을 위해 단계별로 할일들을 정리해놓은것이 있다면 검토해보고 더할일을 생각해냅니다 . 10. 창의적이고용감해야합니다: 자신의 새로운 , 기막힌 , 무모하고 , 창의적인 , 모험적인 아이디어들을 비 현실적이라고 버리지 말고 적어놓고 저장합니다 .
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ShadowPlan 을 Todo List 대신쓰기 by Cl유저
ShadowPlan 이 기본 Todo 어플보다 좋은이유:
1. Todo 에 더 많은 정보를 추가할수있습니다.
2. 태그와 필터를 이용해 정리가 용이합니다.
ShadowPlan 을 기본 Todo 어플대신쓸때 불편한점:
1. ShadowPlan 은 Todo 와 데이타베이스가 다릅니다.
2. ShadowPlan 은 Todo 어플보다는 약간 더복잡하고 그래서 쓰는데 약간의 배움이 필요합니다.
ShadowPlan 은 뭔가?
ShadowPlan은 Jeff Mitchel 이만든 Outliner 어플입니다. http://www.codejedi.com 에서 체험판을 다운로드 받을수 있습니다. Outliner 어플이란 List 를만드는 프로그램으로서 프로젝트 계획에 쓰입니다. ShadowPlan 은 outliner 어플이면서도 옵션이 풍부하기때문에 기본 Todo의 대용어플로 응용될수있습니다.
ShadowPlan 세팅:
1. ShadowPlan 을 설치하고 실행시키면 보고싶은 리스트를 고르는 메뉴가 나옵니다. 만들어놓은 리스트가 없기때문에 고를것이 없겠죠. 화면 오른쪽 하단에 있는 New 버튼을 눌러서 새 리스트를 만듭니다. 만약 다른 Todo 어플을 쓰고있다면 Todo를 Import 해야됩니다. 보기에 나오는데로 Transfer 메뉴에서 Import from Todo 를 실행시키면 지금까지 써논 Todo 들이 섀도우로 복사됩니다. 여기서 체크해야될 옵션들은 Link from Shadow to Original 과 Import only unfinished ToDo’s 입니다.
2. 이제 리스트설정이 끝났으니 리스트로 들어가봅시다.
보시다싶이 Outline 의 가장높은 레벨이 카테고리로 되있고 그밑에 Todo들이 나열되있습니다.
이상테에서는 기본Todo 어플보다 낳을게 없으니 섀도우의 재주들을 활용할수있도록 설정을 시작하겠습니다.
3. List Preferences 메뉴로 가봅니다. 탭이 3개있죠.
List: 파일명을 정하고 List Type 을 Custom으로 지정합니다. Category 는 마음데로정하시고, synchronize, mini editor, color theme, show headings 는 다 체크 합니다
Custom 버트을 눌러서 사진에 나온데로 옵션을 체크합니다.
Auto: Auto-numbering 은 개인적인 취향데로 설정하시고, Always link new items to Todo, Always link new Todo items, Always import new DBk items, Suppress Autocheck 은 체크합니다.
Options: 체크할것 없습니다.
이러함으로서 섀도우는 이제 Todo DB 와 연동되었습니다. 이제 Todo 어플에서 뭘쓰면 섀도우에 자동으로 들어올것이며, 섀도우에서 그것을 수정하면 Todo 어플에서도 수정되어 나옵니다.
4. ShadowPlan 이 강력한 이유하나가 태그입니다. 태그를 만들어보겠습니다. 우선 Tools 메뉴밑에 Manage Tags 기능을 실행합니다.
처음엔 태그가 없습니다.
취향데로 태그를 이것저것 만들어 봅니다. – 예를 들자면 , 전화 할일, 집에서할일, ____ 만나서 할일, 심부름, 회사에서 할일, 컴퓨터에서 할일, 5분걸릴일, 10분걸릴일, 30분걸릴일, 등등. 태그는 카테고리가 아니기때문에 마음껏 지정할수 있습니다.
5. 태그는 강력하지만 필터가 없으면 무용지물입니다. 필터를 만드는법을 살펴보겠습니다. Tools 메뉴 밑에 Manage Filters 기능일 실행합니다.
처음엔 Built-in 필터가 보입니다. 사실 이필터들도 상당이 유용합니다. 이 필터들은 이름그대로 보여주는데 예를들어 Incomplete and Target Overdue 필터는 마감날자가 지났는데 끝나지않은 Todo 들만 보여줍니다. This weeks target items 필터는 마감날자가 이번주에 떨어지는 Todo 들만 보여주겠죠. 이것들은 기본 필터들이고 유저가 직접만든 필터를 Custom Filter 라 합나다.
Custom Filter 를 한번 만들어봅시다. Manage Tags 창 상단에 Custom 버튼을 누른후에 생기는 + 버튼을 눌러주면 Custom Filter Detail 이라는 창이뜹니다. Custom Filter 를 정의하는 창입니다. Custom Filter 이름을 정하고 (저는예를들어 "회사에서할일" 이라는 필터를 만들겠습니다.)
+ 버튼을 눌러 첫 룰을 정하겠습니다. 체크는 안됬다는 룰이 첫룰입니다. 체크된 Todo 는 볼일이 없으니까요.
+ 버튼을 다시한번눌러 두번째 룰을 정합니다. 위의 메뉴에서 Tag Association 을 고르고, = 을 그냥둔다음 밑 메뉴에서 원하는 태그를 고릅니다. (회사에서 할일 태그를 고르죠)
이런식으로 여러가지 필터를 만들수 있는데 이것의 장점은 원하는 정보를 필요할때 빨리 부를수있는것입니다. 만약에 전철에서 할수있는일만 보여주는 필터를 만들고 싶다면, 전화, 팜가지고 할일, 읽을것, 30분걸리는일, 이런 태그를 가진 Todo 아이템만 부르는 태그를 만들수 있겠죠.
6. Todo 에 태그를 지정해 봅시다.
Todo 아이템 오른쪽에 Tag column 을 보면 태그가 지정되지 않았을땐 — 이런 표시가 나옵니다. 그 표시를 누르면 옵션들이 뜨는데 그중에 Add Tag 옵션을 실행시켜 태그를 지정해주면 됩니다. 태그는 원하는 수만큼 지정할수있습니다.
7. 필터를 적용해봅시다.
화면 오른쪽상단에 F 자가 흐리게 나옵니다. F 는 Filter 의 약자이고 흐린건 적용되지 않았다는겁니다. 이 F 버튼을 누르면 옵션이 뜨는데 Filter Manager 를 실행시킵니다. Filter Manager 메뉴는 아까 본 그것으로서 필터를 골라 Apply 버튼을 눌러주면 적용됩니다. 그러면 흐리던 F 버튼이 짙은 보라색으로 변한걸 볼수있습니다. 그리고 화면에는 Filter 에 정의된 조건을 충족하는 Todo 아이템만 나와있습니다. Filter 를 끄기위해선 F 버튼을 한번다 눌러주면 됩니다.
8. 기타 옵션들:
Date: Todo 의 마감날자를 의미합니다. 청구서 내기, 비디오 반납, 이런 Todo 들은 마감날자가 있습니다.
T: 네모안에 T자가 적혀있으면 TodoDB 와 링크됬다는 말입니다. 링크란 Todo 어플에서 수정된 Todo도 섀도우에서도 수정되고 그반대로도 되고 그렇다는것입니다.
L: 링크 메뉴인데 작은 화살표가 그려져있으면 어떤 어플과 링크됬다는것을 뜻합니다. 섀도우 아이템들은 Todo 어플 말고도 Datebook DB와도 연동될수있고 다른
섀도우 리스트와도 연동이됩니다.
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GTD란 무엇인가? GTD 는 Getting Things Done의 약자입니다. 이는 David Allen이 저술한 책의 제목으로서 그책에서 제시된 일정관리/정리법의 명칭이기도 합니다. Franklin Covey 와 같이 일정관리법이지만 다른점이 많습니다. 한글로도 GTD는 번역출판되어있는데 제목은 "끝도없는일 깔끔하게해치우기"입니다. (ISBN: 8950904896). 이링크를 따르시면 찾을수있습니다.
간단한 GTD 요점정리 1. 모든Stuff (만남약속, 읽어야되는 메모, e-mail, 음성메세지, 이런저런 청구서… = 업무.) 는 처음엔 INBOX로 들어간다. 2. 한번 본 INBOX 아이템은 다시 INBOX로 들어가지 않는다. 3. 모든 업무는 INBOX에 수집된후 검토 와 정리의 과정을통해 8목적지중 하나로 간다: Trash, Someday/Maybe, Reference, NextActions, Project, Waiting For, Calendar, Project Plans (그림참고 – 행동을 취할수있는지 없는지, Project인지 Next Action (다음행동) 인지 구분 가장중요). Next Actions (다음행동) 과 Calendar (달력일정) 으로 분류된 업무들은 실천된다. 4. Project = 목표 + 목표를 달성하는데 필요한 2가지 이상의 행동들 5. Project Next Action = "내가 오늘하루를 오로지 Project에 제시한 목표를 달성하는데 투자한다면 당장뭘하기시작할까?" 이질문의 답. 6. 2Minute Rule = 2분안에 끝낼수있는 Next Action은 당장해버린다. 7. InBox와 Next Action 폴더가 비면 아무것도 안해도 된다. 마음편히쉬어도 된다. 아무것도안할때에도 자기가 뭘안하고있는지 알고있으면 마음이 편하다. 8. Time Management – 시간관리 – 라는것은 없다. 아무리 관리해도 하루가 25시간이 되지않는다. 우리가 관리할수있는것은 자신의 행동이다. 9. 매일 계획을 세우지 않는다 – 계획은 실전을 살아남지 못한다. 10. 일에 Priority를 두지않는다 – 일은 중요한것부터 먼저하는것이 아니라 그일을 할수있는 상황에 처했을때 하는것이다 (사무실에서만 할수있는일이 아무리중요해도 집에서는 할수없다.) 시간적 압박이있는일은 달력에 입력한다. 11. Review는 일정한 기간마다 정기적으로 하는것이 아니고 필요한만큼한다 – 하루에 5번할수도 있고 일주일에 한번할수도 있다. 12. 메모하는 습관을 길러야한다 — 머리속에남은 미완의 과제들은 스트레스의 근원이다. 모두 적어서 InBox에 넣어버려야한다. 그러하지 않는다면 InBox를 비워도 시원하지않고 찝찝함을 느낀다. 새로운 이시스템을 배우고 설치하는 이유는 일이끝난 시원함을 자주느끼게되기때문이다. |
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Palm 을 이용한 GTD SetUp: Jeff Kirvin 의 논설번역. [::Note: 스크롤압박 있습니다. ::] Getting Things Done in the New Year by Jeff Kirvin 5 January 2004 http://www.writingonyourpalm.net/column040105.htm
GTD 링크: David Allen 의 Official GTD Homepage 한글 번역판: 끝도없는일 깔끔하게 해치우기 GTD_Palm Yahoo Group Jeff Kirvin 의 Writing on your Palm 어플 링크: Handango CodeJedi Co: ShadowPlan HandsHigh Software Co: Slap! Pimlico Software Co: DateBk5 |
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